La sicurezza di stampa è un tema ancora poco affrontato dalle imprese, che non conoscono o sottovalutano le possibili minacce alla riservatezza dei dati aziendali derivanti dall’utilizzo non protetto o improprio delle periferiche.
La sicurezza di stampa invece dovrebbe essere connaturata a tutte le attività di printing ed entrare nella mentalità di ciascun dipendente. All’interno degli uffici, qualsiasi dispositivo infatti può rappresentare una potenziale vulnerabilità per gli attacchi informatici perpetrati dall’esterno.
Tuttavia anche un comportamento non corretto da parte del personale può mettere a repentaglio la privacy delle informazioni sensibili durante i processi di stampa. Diventa quindi fondamentale implementare tecnologie adeguate di gestione e protezione delle stampanti, affinché il patrimonio informativo dell’azienda venga tutelato da violazione e accessi non autorizzati.
A quali rischi si va incontro scegliendo un parco stampanti non sicuro?
Le stampanti rappresentano ancora oggi un asset critico per le aziende: secondo un’indagine globale di Quocirca, nel 2018 il 91% delle imprese riteneva la stampa un fattore importante per il business (la percentuale scendeva a 87% quando è stato chiesto ai rispondenti di ipotizzare lo scenario nel 2020). Il 73% degli intervistati si dichiarava preoccupato o molto preoccupato rispetto ai rischi di attacchi alla sicurezza o perdita dei dati correlati all’utilizzo delle stampanti. Tuttavia, nonostante le apprensioni, soltanto il 24% del campione affermava di avere un ecosistema di printing adeguatamente protetto, mentre il 33% era consapevole di non avere implementato misure sufficienti di difesa.
L’utilizzo delle periferiche di stampa (e in particolare delle multifunzione sempre più diffuse) può comportare infatti una serie di rischi:
- un utente non autorizzato può intenzionalmente o accidentalmente accedere ai documenti lasciati nel cassetto della stampante;
- i file stampati, copiati, scannerizzati o inviati tramite fax possono rimanere nell’hard disk della macchina, quindi rubati in caso di attacco o recuperati da soggetti estranei quando la stampante giunge al fine vita;
- senza un sistema di identificazione degli utenti e autorizzazione per le operazioni di stampa, i documenti aziendali sono facilmente accessibili da chiunque;
- poiché i file vengono inviati alle periferiche tramite rete, un network non protetto compromette inevitabilmente la sicurezza di stampa.
Al verificarsi di un incidente (un attacco informatico o la perdita dei dati), i danni possono essere alti avendo non soltanto un impatto economico diretto (per le operazioni di remediation), ma anche un’incidenza su produttività, continuità del business, profitti aziendali, e fiducia da parte dei clienti a cui si sommano le implicazioni e le spese legali. La ricerca di Quocirca ha messo in evidenza che l’11% degli incidenti IT è legato all’ecosistema di stampa.
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Quali tecnologie puoi adottare per garantirti la sicurezza di stampa?
Come è possibile quindi adottare una corretta strategia per la sicurezza di stampa e quali soluzioni tecnologiche sono oggi disponibili sul mercato?
La regola fondamentale è garantire il controllo sulle attività di printing attraverso sistemi per il riconoscimento delle identità e autorizzazione all’utilizzo delle periferiche.
Il pull printing oggi è una soluzione sempre più diffusa, che prevede un’autenticazione per il rilascio sicuro dei documenti inviati alla stampante. Sostanzialmente, i dipendenti possono lanciare la stampa di un file dalla propria postazione, ma i documenti restano in coda e vengono stampati solo quando l’utente interessato si autentica presso il dispositivo di output. Si proteggono così le informazioni sensibili durante il processo di printing e si evita che i documenti stampati non vengano ritirati, riducendo gli sprechi, l’impatto ambientale e il rischio di violazione.
Indipendentemente dal processo di pull printing, la stampa tramite autenticazione può essere garantita tramite un PIN o una password che l’utente digita direttamente sul dispositivo. Altri metodi possono prevedere l’impiego di carte magnetiche (su cui potrebbe anche essere precaricato un credito in termini di copie o un contatore che tenga traccia delle copie effettuate) oppure tag RFID in forma di proximity card o chiavette attive. È infine possibile optare per sistemi di autenticazione basati sul riconoscimento biometrico (generalmente l’impronta digitale) che garantiscono il livello massimo di sicurezza.
L’utilizzo dei metodi di autenticazione permette di abilitare un utente a tutte o solo alcune funzioni della periferica, come ad esempio la stampa a colori o lo scanner. I vantaggi sono ovviamente in termini di maggiore sicurezza di stampa e riduzione delle operazioni di printing non necessarie, grazie a un maggiore controllo.
Perché scegliere i Managed Print Services per garantire la sicurezza ai tuoi dispositivi di stampa?
Garantire la piena sicurezza del parco stampanti richiede comunque un intenso lavoro da parte del team ITaziendale, che viene quindi sottratto ad attività più strategiche a supporto delle priorità del business. Ecco perché scegliere i Managed Print Services può essere una valida soluzione per ottimizzare l’amministrazione del parco macchine e abilitare un sistema efficace per la sicurezza di stampa.
I MPS infatti prevedono il completo affidamento delle funzioni di printing e gestione documentale a un fornitore esterno, che prende in carico l’intero ecosistema delle periferiche al fine di ottimizzare i processi di stampa, tagliare sulle inefficienze e ridurre l’impatto ambientale. Il tutto all’interno di un canone periodico che copre la gestione dei dispositivi, del personale addetto, dei consumabili e dei processi di printing.
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Un MPS provider inoltre garantisce una serie di servizi per la sicurezza di stampa. Ad esempio, fornisce stampanti con funzionalità anti-malware o soluzioni di autenticazione e pull printing per ridurre il numero dei lavori di stampa non ritirati, proteggere i documenti riservati e impedire manomissioni e frodi.
Un fornitore MSP inoltre si occupa dell’aggiornamento dei dispositivi e dei firmware per disporre sempre di nuove patch di sicurezza.
Come provider di servizi di stampa gestita, TT Tecnosistemi offre all’interno di un canone mensile anche tutta una serie di soluzioni per la sicurezza di stampa. Fornisce infatti un sistema di autenticazione gerarchico in base alla tipologia di utente, che permette la stampa dei documenti previa opportuna identificazione con PIN o password, carte magnetiche, chiavette Rfid o biometria.
L’azienda cliente potrà quindi beneficiare di alti livelli di affidabilità e sicurezza di stampa, con tutti i vantaggi in termini di costi e produttività, senza impiegare direttamente le proprie risorse IT.
Conclusione
Se i sistemi e la sicurezza di stampa sono un asset cruciale per il business moderno, affidarsi a uno specialista del settore è la soluzione ideale per ottenere i massimi risparmi e opportune garanzie di affidabilità.
Per usufruire di tutti i vantaggi dei Managed Print Services, puoi utilizzare il Print Solution Finder online di TT Tecnosistemi. Scoprire i benefici economici ottenibili in base alle tue esigenze di stampa: contattaci.
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