L’emergenza di questi giorni, legata al contenimento della diffusione del COVID-19, ha imposto in molte aziende l’utilizzo di strumenti di lavoro alternativi che consentissero ai dipendenti di poter lavorare da casa senza recarsi fisicamente sul posto di lavoro, evitando così interazioni come imposto dalle ultime disposizioni ministeriali.
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Lo Smart Working non è soltanto uno strumento per far fronte alle emergenze: in questo giorni di uso forzato se ne stanno cogliendo i vantaggi veri e propri, come il significativo impatto sui costi aziendali (energia elettrica e riscaldamento) e sull’ambiente. Si stima infatti che una giornata di Smart Working alla settimana per ogni lavoratore comporta un risparmio annuale individuale di 135 kg di Co2 (dovuto essenzialmente all’uso limitato dei mezzi di trasporto).
Lo Smart Working ha un impatto positivo anche sulla produttività: per i lavoratori, lo smart working ha effetti positivi sulla conciliazione della vita privata e lavorativa con conseguente maggiore soddisfazione. Ma quali sono gli strumenti necessari per l’implementazione dello smart working? Vediamoli più in dettaglio, con particolare riferimento alle soluzioni Microsoft per la collaboration online.
Microsoft Teams: lo strumento per la collaborazione unificata
Rilasciata ufficialmente nel 2017, Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata che combina chat, videoconferenze, archiviazione di file (inclusa la collaborazione su file) e integrazione delle applicazioni. Il servizio si integra perfettamente con la suite Office 365 e include estensioni che possono essere integrate con prodotti non Microsoft. Le principali caratteristiche di Teams sono le seguenti:
Team
I team consentono alle comunità o ai gruppi di unirsi tramite un URL specifico o un invito condiviso da un amministratore del team.
Canali
All'interno di un team, i membri possono impostare vari canali. I canali sono argomenti di conversazione che consentono ai membri del team di comunicare senza l'uso di e-mail o SMS di gruppo. Gli utenti possono rispondere ai post con testo e immagini personalizzati. I messaggi diretti consentono invece di inviare messaggi privati anziché a un gruppo di persone. Sono disponibili anche i “connettori”, servizi di terze parti che possono interagire con il canale. I connettori includono MailChimp, Pagine Facebook, Twitter e Notizie Bing.
Chiamate
Gli utenti di un team possono interagire tra loro anche tramite le chiamate che comprendono i servizi di: Messaggistica istantanea, Voice over IP (VoIP), Videoconferenza all'interno del software client e teleconferenze attraverso la rete telefonica PSTN. È possibile registrare le video call da Teams all’interno della App Stream.
Riunioni
Le riunioni possono essere programmate o create ad hoc e gli utenti che visitano il canale potranno vedere eventuali riunioni attualmente in corso. Esiste anche un plugin per Microsoft Outlook per invitare altri utenti a una riunione.
Schede
All’interno del Canale possono essere aggiunte delle Schede predefinite o personalizzate, Le schede consentono ai membri del team di accedere a servizi e contenuti in uno spazio dedicato all'interno di un canale o in una chat. In questo modo il team può lavorare direttamente con gli strumenti e i dati e avere conversazioni sugli strumenti e i dati, tutto nel contesto del canale o della chat.
I proprietari e i membri del team possono aggiungere schede a un canale, una chat privata e una chat di gruppo per integrare i propri servizi cloud. Le schede possono essere aggiunte per consentire agli utenti di accedere e gestire facilmente i dati necessari o interagire con i più. Può trattarsi di un report di Power BI, un dashboard o anche un canale video Microsoft Stream in cui pubblicare video di formazione.
Microsoft OneDrive For Business: condivisione dei file in massima sicurezza
La versione Business di Microsoft OneDrive permette all’azienda di assegnare un account OneDrive ai propri dipendenti, impostandone privilegi e policy di accesso ai file. Tutti i file archiviati in OneDrive for Business sono privati, a meno che non si decida di condividerli. È possibile condividere file e cartelle con i colleghi in modo da poter collaborare ai progetti. Se si invia posta elettronica da Outlook Web App, è possibile inviare un file di OneDrive for Business come collegamento, invece che come allegato. Quando si allega un file come collegamento, è possibile assegnare automaticamente alle persone inviate il messaggio l'autorizzazione per la modifica del file. In questo modo si risparmia spazio nella casella postale di tutti e si incoraggiano le persone a modificare la stessa copia in OneDrive for Business. È possibile sincronizzare i file di OneDrive con il proprio computer locale sia esso PC o MAC. La sincronizzazione avviene mediante l’app OneDrive for Business.
Microsoft SharePoint: per la sincronizzazione e la collaborazione in tempo reale
Microsoft SharePoint è una piattaforma software di Content Management System (CMS) che consente di condividere informazioni e/o documenti in svariati modi. Consente la creazione di liste, repository documentali, calendari sincronizzati con Outlook e altro. Dal momento che i documenti sono salvati su server, è possibile lavorare su di essi in collaborazione: due utenti, cioè, possono collegarsi da due posti differenti e visualizzare o lavorare sullo stesso documento. In base all'architettura del software, un solo utente alla volta può modificare un certo documento mentre più persone possono visualizzarlo in contemporanea.
Microsoft Power Automate: dal Work in Progress alla Creazione di Flussi Approvativi
Grazie a Microsoft Power Automate è possibile orchestrare processi in azienda consentendo da una parte la configurazione dei Workflow, dall’altra l’uso e la collaborazione ai flussi mediante regole stabilite in fase di configurazione. La documentazione Work in Progress all’interno di Teams viene consolidata mediante dei flussi di gestione o approvativi.
SkypeForBusiness: facilita la comunicazione aziendale
Il prodotto è in fase End Of Life: a Giugno 2021 verrà sostituito da Microsoft Teams.
SkypeForBusiness è la versione business del più noto software di messaggistica istantanea Skype ed è la parte di software che gestisce Messaggistica istantanea, Voice over IP (VoIP) e Videoconferenza. La caratteristica più importante è la collaborazione in tempo reale che consente ad un gruppo di persone di lavorare simultaneamente sugli stessi documenti e al contempo comunicare tra di loro. Grazie a questa funzionalità gli utenti possono collaborare attraverso una pagina vuota per note, disegni o immagini importate, interagire simultaneamente durante una presentazione in PowerPoint aggiungendo note, disegni o grafici. L'organizzatore della riunione può creare dei sondaggi ed i partecipanti alla riunione possono votare e visualizzare i risultati. Consente la condivisione desktop che permette ai partecipanti di interagire con la sessione dell'organizzatore e in tutte le sessioni di collaborazione i partecipanti possono invitare altri contatti e, l'organizzatore della conferenza, può conferire ai partecipanti il potere di agire come relatori o come semplici spettatori.
Quali soluzioni di Smart Working fanno al caso tuo?
Alla luce dei recenti sviluppi e dell’attivazione su tutto il territorio nazionale del DPCM 10 marzo 2020, le aziende hanno provveduto o potranno provvedere ad attivare lo Smart Working.
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