Quello della gestione documentale è uno dei nodi più delicati per le aziende, perché questa attività porta via molto tempo e presenta numerose criticità. Ma il fattore tempo non è l'unico in gioco. Per questo compito non basta una buona organizzazione aziendale, ma servono strumenti agili, affidabili e in grado di aiutare davvero dipendenti e collaboratori a gestire al meglio i documenti e ad ottimizzare i flussi aziendali.
Gestione documentale come fare
Come spesso avviene in molti ambiti e settori, quello della gestione documentale è un problema apparentemente banale, che però presenta notevoli complessità e punti critici, non semplici da risolvere.
Nonostante la trasformazione digitale in atto e la progressiva spinta verso la dematerializzazione, il flusso dei documenti nelle aziende continua ad essere copioso e ad aumentare nel tempo e la loro gestione richiede organizzazione, metodo e strumenti sempre più sofisticati e affidabili, per tutelare e valorizzare uno dei patrimoni più importanti e preziosi per l'azienda.
Si tratta di raccogliere e organizzare le informazioni, per renderle immediatamente disponibili a chi dovrà farne uso a partire da molte tipologie di supporti e di dispositivi diversi, tra i quali anche gli ormai diffusissimi smartphone.
Per far questo occorre uno strumento che, a partire dalla creazione o dall'archiviazione di un documento, sia in grado di:
- centralizzare le informazioni;
- ottimizzare la loro ricerca e condivisione;
- garantire la sicurezza delle informazioni;
- organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati.
Uno strumento che, per essere davvero esaustivo e completo, implementi e integri le funzioni di archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.
Ottimizzazione dei flussi aziendali per la gestione documentale
Quello dei documenti in azienda è un viaggio che spesso può essere lungo e presentare intoppi e punti di arresto che rendono il lavoro più difficile e meno efficace. Il flusso di un documento può presentare numerose tappe e coinvolgere molte persone, infatti, prima di arrivare al suo completamento.
Si tratta di un workflow che richiede oggi l'adozione di uno strumento che sappia coordinare e automatizzare il flusso documentale, rendendolo fluido, efficiente e semplice da controllare in tutto il suo ciclo, con la possibilità di interagire con le persone coinvolte e di coordinarle verso il risultato finale.
Con uno strumento di gestione del workflow aziendale è dunque possibile semplificare lo svolgimento delle attività, che passano direttamente sulla scrivania elettronica dei dipendenti e dei collaboratori che devono portarle a compimento, guidandole in ogni fase del processo e consentendo il monitoraggio di quanto fatto.
Un buon software è in grado di gestire i documenti nel corso del loro intero ciclo di vita, rendendo semplice il monitoraggio e il compimento di ciascuno dei suoi stati di validità (bozza, approvazione, accettazione, spedizione, condivisione).
I vantaggi di una corretta gestione documentale
Gestire i documenti in modo corretto non soltanto semplifica i flussi aziendali, ma presenta numerosi altri vantaggi, tra cui:
- riduzione dei tempi di accesso ai dati, grazie alle relazioni evidenziate tra i documenti, che consentono una più rapida individuazione;
- miglioramento della fruibilità delle informazioni, centralizzate e disponibili direttamente sul software;
- semplicità di adempimento degli obblighi di legge in relazione alla conservazione dei documenti, grazie agli aggiornamenti costanti del software;
- semplicità di gestione di eventuali passaggi di consegna all'interno dell'azienda, grazie alla standardizzazione delle procedure.
Sono molti i motivi per cui nessuna azienda dovrebbe fare a meno di uno strumento per la gestione dei documenti e ancora di più quelli per i quali abbiamo scelto ARXivar, un software completo, affidabile, solido e di semplice utilizzo, che possiamo personalizzare e integrare per qualsiasi necessità aziendale.