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Di Mirko Giovannini 5-dic-2019 13.00.00

Come ridurre i costi di stampa aziendale grazie ai Managed Print Services

Le aziende impiegano un’ampia fetta dei budget IT per la gestione del parco stampanti e dei processi di printing. Al fine di ottimizzare i flussi di lavoro, implementare le politiche di sicurezza e garantire le attività di manutenzione, stanno diventando sempre più popolari i Managed Print Services (MPS), che trasferiscono al provider tutti gli oneri amministrativi dei processi documentali permettendo di ridurre i costi di stampa in azienda.

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Come riportano infatti le stime di The Innovation Group, il mercato italiano degli MPS ha raggiunto nel 2018 un valore pari a 600 milioni di euro, con una crescita media annua del 10% a partire dal 2014.

Cosa sono i Managed Print Services (MPS)?

Sono servizi di outsourcing che permettono alle imprese di delegare a un fornitore esterno la valutazione e la gestione dell’ambiente di stampa aziendale, superando i più tradizionali contratti basati sul costo copia, che fissano un canone per il noleggio delle periferiche a seconda delle pagine stampate.

Collateralmente alle attività di amministrazione e manutenzione delle macchine, infatti, il provider offre anche l’assistenza consulenziale per l’analisi dell’esistente, la proposta di una soluzione personalizzata e il miglioramento continuo dei processi di printing. Insomma, il servizio sale di livello e si sposta su un piano più strategico, contribuendo a tagliare le spese di gestione documentale anche del 30% come dichiarano recenti studi di mercato.

Il processo tipico che sottende ai Managed Print Services parte con l’esame approfondito e la mappatura dell’ecosistema di printing aziendale: innanzitutto, si identifica il numero esatto di dispositivi presenti in azienda, determinando per ciascuno i volumi di stampa effettivi, i carichi di lavoro sostenibili e il costo totale di gestione. Nel calcolo delle spese si considerano tutte le voci associate ai consumabili, agli interventi di manutenzione, alle parti di ricambio, agli impieghi energetici.

Sembrerà banale, ma una delle principali cause di inefficienza nelle infrastrutture di printing, è la mancanza di visibilità sui dispositivi utilizzati e la proliferazione di stampanti economiche all'insaputa del team informativo (il cosiddetto fenomeno dello "Shadow IT"). Secondo un’indagine di Quocirca, oltre il 60% delle Piccole e Medie Imprese non è in grado di tracciare le stampanti in essere e i relativi costi.

Alla fase di assessment segue l’elaborazione di un piano ad hoc per tagliare sui costi di stampa, grazie all'introduzione di best practice, alla rimozione delle inefficienze, all'ubicazione ottimale delle apparecchiature e così via.

Sarà quindi il provider a farsi completamente carico delle necessità di printing aziendali, gestendo le componenti hardware e software, configurando e connettendo le macchine, attuando gli interventi manutentivi, occupandosi dell’approvvigionamento dei consumabili, del ritiro dei toner esausti e dello smaltimento dei Raee (rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche).

Come ridurre i costi di stampa aziendale con i MPS?

I Managed Print Services si rivelano quindi uno strumento efficace per ottimizzare l’ambiente e i workflow di stampa, garantendo processi semplificati che aumentano la produttività dei dipendenti e liberano le risorse It dalle attività non core, come appunto la gestione dei flussi documentali. I servizi gestiti rispondono anche all’imperativo di efficienza (il classico “do more with less”) che i Sistemi Informativi sono chiamati a perseguire.

Ma come fanno gli MPS a garantire l’eliminazione degli sprechi e la riduzione dei costi?

I risparmi derivano dai canoni relativi ad hardware, software e servizi, e a quelli relativi ai consumabili, che si basano sui reali consumi di stampa aziendali. Oltre alla gestione del parco hardware (installazione, manutenzione, sostituzione, smaltimento), rientrano nel contratto anche le attività di condition monitoring da remoto, verifica dei consumi, riordino dei consumabili.

Tenendo sotto osservazione costante le apparecchiature e i processi di stampa, diventa possibile intercettare eventuali inefficienze o malfunzionamenti, intervenendo tempestivamente prima che si verifichino guasti e quindi fermi delle attività lavorative. La continuità operativa (quindi la riduzione dei momenti di inattività e relativi costi) è garantita anche dalla possibilità di riordino automatico dei consumabili, quando le scorte si sono abbassate sotto una certa soglia predefinita.

Inoltre, la messa in atto di alcuni accorgimenti (come l’ottimizzazione del numero di stampanti e il loro posizionamento negli uffici) contribuiscono a eliminare colli di bottiglia e inefficienze, arrivando così a ridurre i costi di stampa aziendale.

Infine, il fornitore dei servizi gestiti provvede a mantenere la sicurezza del parco stampanti, prevenendo attacchi informatici alla rete aziendale. Si evitano così le spese per la risoluzione delle minacce insieme ai danni economici provocati dalla caduta della reputazione aziendale in caso di data breach.

Una stampante gestita e sicura per ridurre gli sprechi

La sicurezza dell'infrastruttura informativa infatti passa anche dalle stampanti, che se non adeguatamente protette possono diventare un punto di accesso per il malware. Compito del provider è anche assegnare le politiche relative alla fruizione dei dispositivi di stampa, consentendo l'accesso ai soli utenti autorizzati grazie all’identificazione attraverso codici PIN, carte magnetiche o proximity card.

Insomma, dall’assessment alla Security, i fornitori di MPS garantiscono la gestione dell’intero ciclo di vita delle stampanti sulla totalità dell’ambiente di printing aziendale, con vantaggi in termini economici e operativi.

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