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Di Gabriele Battini 9-dic-2019 13.00.00

Come ottimizzare il budget IT dedicato alla manutenzione e alla gestione stampanti

Stampare costa. Non soltanto per le spese legate ai consumabili e al Total Cost of Ownership dei dispositivi, ma anche per le ore perse dal personale It nel risolvere le problematiche legate ai processi di printing e alla manutenzione del parco macchine.

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Secondo recenti statistiche pubblicate da Idc, le aziende dedicano alla gestione documentale una cifra pari al 5-15% dell’intero fatturato annuale. Il 23% delle richieste di assistenza che arrivano all’help disk riguarda i processi di stampa e i Sistemi Informativi impiegano circa il 15% del tempo su questioni legate al printing.

Si tratta di un quadro a tinte fosche che tuttavia non stupisce: le stampanti necessitano di manutenzione costante (anche solo per il riordino dei toner e della carta) e le attività di printing sono soggette facilmente a sprechi, a volte per una mancanza di consapevolezza da parte degli utenti e l’assenza di una sensibilità diffusa verso la riduzione dei consumi e la tutela ambientale.

Un esempio tipico sono le pile di fogli stampati abbandonate nei cassetti delle stampanti, che oltre a rappresentare un pericolo per la sicurezza delle informazioni aziendali, sono un chiaro indice della noncuranza verso i costi di stampa.

Il fenomeno dello Shadow IT (ovvero le iniziative di acquisto e utilizzo di soluzioni informatiche all’insaputa del dipartimento IT) è un’altra fonte di spreco. Le aziende faticano a mappare i dispositivi presenti nel contesto aziendale, dove proliferano stampanti economiche installate autonomamente dai dipendenti. Inoltre, i consumabili vengono spesso ordinati dagli utenti aziendali e senza criterio per prevenire la fine delle scorte.

Di fatto, la gestione dei costi di stampa rimane completamente fuori controllo con esiti gravosi sui budget IT: secondo Buyer’s Laboratory, il 90% delle imprese non è in grado di tracciare correttamente le spese legate ai processi di printing e al parco aziendale delle stampanti.

I Managed Print Services, delegando a un fornitore esterno la gestione dell’ambiente e dei processi di stampa, con un’assistenza non solo operativa ma anche consulenziale, costituiscono una valida soluzione per uscire dall’impasse.

Secondo recenti statistiche, affidarsi a un provider per il management delle attività legate alla stampa (installazione, manutenzione, approvvigionamento dei consumabili e così via), può portare a un risparmio concreto del 30% sui costi operativi, liberando una buona fetta del budget It e del team informatico.

Perché non bisogna sottovalutare la sicurezza delle stampanti

Se gli MPS offrono una garanzia di maggiore efficienza e risparmio per il workflow documentale, assicurano inoltre un ulteriore livello di protezione rispetto al patrimonio informativo aziendale.

Infatti, un aspetto fondamentale che non deve essere trascurato quando si parla di gestione dell’ambiente di stampa è la sicurezza dei dispositivi. Anche le stampanti possono essere attaccate dai virus e diventare un vettore di malware, mettendo a repentaglio l’incolumità delle reti IT e dei dati.

L’ambiente di stampa insomma può rappresentare una vulnerabilità per la sicurezza It, a causa di una serie di fattori critici: mancanza di soluzioni per la crittografia dei dati e il rilevamento delle minacce, assenza di precauzioni per la manomissione di documenti riservati e l’abbandono di fogli stampati, errata configurazione dei dispositivi e aggiornamento dei firmware discontinuo, nessun meccanismo di autorizzazione per l’utilizzo delle stampanti.

Il fornitore di Managed Print Provider si occupa di risolvere ciascuna di queste criticità, ad esempio preferendo stampanti - come i dispositivi Hp - che integrano funzionalità di sicurezza a bordo: software anti-malware e per il monitoraggio delle reti, applicazioni per il controllo delle identità e degli accessi, soluzioni di crittografia dei dati eccetera.

Il fornitore di Mps procede inoltre all’elaborazione di una strategia per la gestione dell’ambiente di stampa che non solo prevede l’ottimizzazione dei processi operativi, ma anche l’implementazione di best-practice per la sicurezza (ad esempio, un’ubicazione funzionale delle stampanti all’interno degli uffici previene il rischio di documenti dimenticati e abbandonati).

Come ottimizzare il budget IT dedicato alla manutenzione delle stampanti

Riassumendo, il ricorso agli Mps può aiutare effettivamente le aziende a massimizzare l’efficienza dei flussi di stampa, sia sotto il profilo della sicurezza sia sul piano effettivo dei costi liberando una parte consistente dei budget It che può essere impiegato su progetti a maggiore valore.

Il principale vantaggio degli Mps deriva dalla formula pay-per-use: il canone a contratto, che comprende la fornitura di dispositivi hardware, soluzioni software, servizi di assistenza e consumabili, viene infatti calcolato in base ai reali consumi di stampa aziendali. Si evitano così inutili sprechi e il rischio di risorse sottoutilizzate o ambienti di stampa sovradimensionati.
Tutti i consumi e i workflow non ottimizzati (ad esempio, alcuni processi di stampa risultano particolarmente farraginosi e time-consuming) vengono razionalizzati in base alle best-practice.

Le attività di printing vengono costantemente monitorate da remoto per accelerare eventuali interventi manutentivi e garantire il riordino automatico dei consumabili, a tutto vantaggio della continuità operativa e sgravando il personale It dalle mansioni non core.

Il fornitore di Mps prende in carico anche tutta la gestione della sicurezza documentale, prevenendo il furto di dati e gli attacchi informatici. I servizi gestiti offrono un enorme risparmio in termini di budget It (le iniziative di cyber-security sono particolarmente dispendiose in termini di effort) e scongiurano i danni economici derivanti dagli incidenti informatici. Ai costi operativi di un intervento effettuato in emergenza, si aggiungono infatti anche le conseguenze di una perdita in brand reputation a seguito della fuga di dati.

Perché rivolgersi ai Managed Print Services per ottimizzare l’IT?

In conclusione, gli Mps rappresentano un’opportunità decisamente interessante per tagliare sui costi di gestione delle stampanti e ottimizzare l’impiego dei budget It. Esternalizzando la governance degli ambienti di stampa, il personale informatico aziendale può risparmiare tempo e risorse da impiegare su attività innovative a maggiore valore per il business, come lo sviluppo applicativo.

Il team It si trova a dover dialogare con un unico interlocutore (il provider Mps appunto), nonostante l’eterogeneità del parco stampanti, solitamente multi-brand e frutto di strategie stratificate, costruite nel tempo in base alle necessità aziendali contingenti.

Con gli Mps, i Sistemi Informativi si assicurano inoltre la consulenza e il know-how di esperti nel campo del printing, che possono suggerire le migliori strategie per la gestione delle stampanti e l’ottimizzazione dei budget It.

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