L’emergenza da Covid-19 ha contribuito a far conoscere alle aziende la modalità di lavoro in Smart Working. Sebbene molte grandi aziende e la pubblica amministrazione stessero già valutando questa nuova metodologia di lavoro per i dipendenti, l’emergenza sanitaria ne ha accelerato drasticamente l’implementazione, con naturali conseguenze sulle modalità di comunicazione interne ed esterne della aziende.
Lavorare da remoto necessita inevitabilmente l’implementazione di una serie di requisiti che sarebbero “secondari” nel caso di lavoro in sede. Innanzitutto, è necessaria una buona connessione a banda larga per poter dare ai dipendenti la possibilità di scaricare documenti di grandi dimensioni o accedere a contenuti multimediali con fluidità e senza interruzioni. Sulla connessione a banda larga è poi necessaria l’implementazione di una VPN (Virtual Private Network), per garantire un tunneling sicuro con tutte le risorse della rete aziendale.
Ovviamente, dal punto di vista dell’hardware, sono necessari dispositivi mobili performanti, come ad esempio laptop equipaggiati di disco SSD e RAM da almeno 8GB.
Tuttavia, uno dei problemi dello Smart Working che non si è palesato subito, ma che sta diventando di fondamentale importanza, è la modalità di comunicazione telefonica tra gli utenti. Mentre le postazioni in ufficio sono generalmente dotate di telefono, i lavoratori remoti possono trovarsi costretti ad usare il proprio telefono fisso/mobile privato per poter comunicare con i colleghi.
Per ovviare a questo problema e per aprire nuove opportunità e servizi in termini di comunicazione è necessario che le aziende ricorrano alla Unified Communication. Vediamo insieme di cosa si tratta!
Cos’è la Unified Communication (UC)?
Si tratta di un insieme di tecnologie che vanno ad integrare l’innovazione digitale portando ad un nuovo livello la comunicazione intra e interaziendale. In pratica, la UC è un’architettura di sistemi telematici che si avvale di mezzi diversi, fruibili attraverso un’unica interfaccia comune che consente di gestire in maniera coordinata il flusso di informazioni (testi, audio e video) che circolano dentro e fuori all’azienda.
I canali di condivisione inaugurati dai nuovi media collaborativi come, per esempio, Skype e Whatsapp sono divenuti parte integrante della comunicazione aziendale e poterli gestire attraverso un’unica interfaccia può facilitare e agevolare le interazioni di un impresa.
Rubriche condivise e stato di presenza dei colleghi in tempo reale sono solo alcuni esempi di quanto un sistema di Unified Communications può semplicare la comunicazione tra collaboratori.
Perché Smart Working e UC non possono fare a meno l’uno dell’altra?
L’UC è una componente fondamentale dello Smart Working in quanto contribuisce a condividere nel migliore dei modi l’informazione in ogni sua forma, contribuendo ad agevolare l'interazione tra le aziende e le persone.
Gli utenti possono risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie mansioni e accedere alle informazioni in modo più flessibile e veloce, potenziando il proprio livello di produttività. Allo stesso tempo migliora inevitabilmente anche l’intera operatività aziendale, in quanto si favorisce l’interazione di più persone coinvolte nei vari processi aziendali.
Come già accennato, l’implementazione di un sistema di Unified Communication richiede una connessione di qualità, con un presidio a livello di bridging e di routing in un’ottica multi-punto, ottimizzando i flussi legati alla fonia e ai dati attraverso modalità di streaming efficienti. IL tutto avviene attraverso un sistema che consenta di monitorare i flussi e le performance a livello operativo.
Tra le diverse tecnologie di condivisione, sia intra-aziendale sia interaziendale che garantiscono un'interazione semplice, efficace e multicanale, quella della comunicazione voce telefonica tradizionale o VoIP - insieme alle soluzioni PBX di nuova generazione - assume particolare rilevanza. Tra l'altro, essa permette l'evoluzione del vecchio centralino telefonico, a cui si aggiungono e integrano vari servizi.
Le soluzioni Kalliope per la comunicazione unificata
TT Tecnosistemi si avvale della partnership con KalliopePBX per fornire servizi di fonia e PBX basati su VoIP. Nata nel 2006 come spin-off dell’Università di Pisa, KalliopePBX rinnova in modo sostanziale il concetto di telefonia, sia rispetto alla fonia tradizionale, sia rispetto alla IP telephony proposta fino ad oggi dai maggiori vendor.
KalliopePBX propone una gamma di centralini VoIP che coniuga caratteristiche tecniche d’avanguardia con la massima semplicità d’uso e di gestione. In tal modo si consente anche all'utilizzatore finale di portare avanti una corretta gestione ordinaria dei propri servizi telefonici.
Tutte le soluzioni KalliopePBX sono dotate di funzionalità avanzate tra cui:
1. Automatic call distribution (ACD)
Il servizio ACD consente di offrire un’accoglienza professionale, impegnando l’attesa di chi chiama fino a che non si libera l’operatore. Inoltre, verrà comunicato al cliente il tempo di attesa stimato e il posizionamento in coda. Quando un operatore - questo può essere impegnato su più code a priorità diverse - si sarà liberato, il sistema distribuirà le chiamate a seconda della politica di impegno selezionata.
2. Advanced call routing (ACR)
Per far sì che le risorse aziendali vengano utilizzate nel modo corretto, KalliopePBX permette di regolamentare l'accesso alle linee telefoniche. Il servizio di Advanced Call Routing, infatti, consente una definizione peculiare dei permessi di chiamata per ogni singolo utente e l’instradamento più adeguato, ad esempio il più economico, in base al numero chiamato.
3. Call recording
È possibile registrare le telefonate tramite la pianificazione di regole di registrazione sia incondizionata che su richiesta. Il responsabile della privacy della tua azienda sarà il solo a poter accedere all'archivio delle registrazioni e configurare il servizio. A sua discrezione potrà delegare i suoi poteri ad altri utenti.
4. Hot desking
L’utente non è più vincolato a lavorare in una postazione permanentemente assegnata ma ha la possibilità di utilizzare un telefono qualsiasi della sua azienda - purché abilitato - effettuando una procedura di login autenticata da un PIN personale.
5. Risponditore automatico multilivello (IVR)
L'IVR permette l’instradamento di una chiamata in entrata verso un determinato interno o servizio mediante la selezione di uno dei tasti numerici del telefono.
6. Servizio direttore/segretaria
Questo servizio consente a una o più utenze (segretarie) di filtrare le chiamate dirette a un altro interno (direttore). Solamente le segretarie (ed opzionalmente i direttori configurati in altri gruppi) potranno contattare direttamente un direttore sul suo interno. Quindi, le segretarie avranno il compito di rispondere alle chiamate effettuate all’interno del direttore, verificare la sua disponibilità ed eventualmente trasferirgli la chiamata.
7. Servizio paging
Il servizio Paging, comunemente utilizzato per effettuare annunci informativi o di emergenza, permette di inviare, dal tuo telefono, un messaggio audio dal vivo o preregistrato a più destinatari contemporaneamente.
8. Un numero, più dispositivi (a single number)
Non sarà più necessario tenere sotto controllo telefono fisso, cordless, softphone ecc. Sfruttando il servizio Single Number le chiamate in ingresso saranno presentate automaticamente a tutti i terminali collegati al tuo interno. Questo servizio è valido anche per le chiamate in uscita: non importa da quale dispositivo si chiami, il numero visualizzato sarà sempre quello del tuo interno.
9. Audioconferenza
Con l’avvio di una stanza di audioconferenza si possono collegare tra loro persone interne o esterne all’azienda, abbattendo le distanze e ottimizzando quindi i processi aziendali. Puoi effettuare riunioni a distanza, con il tuo team o con i tuoi clienti, attraverso un qualsiasi telefono, fisso o mobile, o attraverso il PC.
10. Forking to mobile/fast transfer
Particolarmente utile per chi viaggia spesso per lavoro, la funzione Forking to Mobile garantisce la massima raggiungibilità. Tutte le chiamate dirette all’interno possono essere automaticamente inoltrate anche al numero mobile associato all’utente. La funzione Fast Transfer permette il trasferimento di una chiamata in corso dal telefono fisso al mobile, e viceversa, garantendo la continuità della conversazione.
11. Fax server
Consente di inviare i tuoi documenti tramite il web browser o la posta elettronica ad un destinatario fax, semplicemente inserendo il numero di fax a cui inviarlo.
Conclusioni
Anche per la tua azienda è giunto il momento di introdurre la Unified Communication! Con TT Tecnosistemi questa implementazione sarà estremamente semplice, grazie al supporto degli esperti e dei partner stessi.
Prenota subito una consulenza per capire quale è la soluzione di Unified Communication più adatta alle tue esigenze!
