Soltanto un anno fa il posto di lavoro in azienda era un punto di riferimento: scrivania, pc, telefono, stampante… tutto al proprio posto e pronto per essere utilizzato. In pochi mesi la pandemia da Covid-19 ha trasformato questo fermo riferimento ed ha reso l’ufficio un luogo mobile e mutevole. Per effetto di questa trasformazione “forzata”, anche le esigenze del lavoratore e le caratteristiche della propria postazione di lavoro sono mutate di conseguenza, lasciando però invariata (o addirittura migliorando, se possibile) la qualità dei servizi.
Il PC fisso ha dovuto lasciare posto ad un laptop, magari equipaggiato di connettività 4G/5G per permettere la massima mobilità. Lo spazio fisico di archiviazione passa inevitabilmente in cloud con conseguente implementazione di tutti i processi di archiviazione e digitalizzazione dei documenti. Il collegamento alla rete aziendale deve avvenire attraverso una VPN in modalità protetta mnetre il telefono fisso deve inevitabilmente essere instradato verso un cellulare aziendale o verso un software di gestione chiamate in VoIP.
Proprio il tema della telefonia è l’oggetto di questo articolo, perché proprio ora è il momento più adatto per passare ad un centralino VoIP. Vediamo insieme perché!
I 5 motivi per passare al centralino VoIP
Un centralino VoIP (VoIP PBX) è un sistema di telefonia attraverso il quale è possibile indirizzare le chiamate telefoniche su reti dati LAN, quelle comunemente usate per l’interconnessione dei PC in una rete aziendale o attraverso Internet. Il VoIP PBX è anche in grado di connettersi alle tradizionali linee PSTN tramite un gateway facilitando notevolmente l’aggiornamento delle comunicazioni aziendali a questa rete integrata voce e dati.
I motivi per cui passare ad un sistema di questo tipo sono molteplici, tuttavia ne abbiamo individuati 5 più rilevanti che elenchiamo qui di seguito.
#1: Facilità di installazione e configurazione
Fisicamente, un VoIP PBX consiste in un software che gira su un PC, dunque può sfruttare la potenza di elaborazione avanzata dell’interfaccia computer/utente, e tutte le funzionalità del sistema operativo. Al contrario di un sistema telefonico proprietario, che richiede un installatore esperto di quel particolare sistema proprietario, un sistema VoIP PBX può essere facilmente installato da qualsiasi esperto di reti LAN. Anche la gestione e la configurazione di un sistema VoIP è notevolmente più facile rispetto ad un sistema di telefonia classico. Normalmente viene gestito attraverso un’interfaccia basata sul Web, molto intuitiva e comprensibile, che non necessita particolari skill tecnici di telefonia per essere gestita ed è quindi accessibile ai normali utenti.
#2: Riduzione dei costi
Con un VoIP PBX connesso ad un service provider, è possibile effettuare chiamate a lunga distanza e chiamate internazionali con significativi risparmi sulle bollette mensili. Se sono presenti più uffici o filiali, è possibile connettere tra loro i rispettivi centralini ed effettuare chiamate gratuite tra le stesse. Vi è inoltre anche un grande risparmio nel cablaggio: i telefoni IP di tipo hardware vengono collegati direttamente ad una porta di rete ethernet standard pre-esistente, mentre invece i telefoni software vengono installati direttamente sul PC, eliminando totalmente i cablaggi telefonici dedicati e permettendo di aggiungere e spostare gli interni telefonici in maniera molto più semplice.
#3: Scalabilità
I Sistemi di telefonia proprietari hanno limitate possibilità di espansione, basti solo pensare al fatto che l’aggiunta di linee telefoniche o di nuovi interni richiede l’impiego di moduli hardware aggiuntivi piuttosto dispendiosi. Con un VoIP PBX un computer standard può gestire facilmente un largo numero di linee telefoniche ed interni e l’espansione si limita solamente all’aggiunta di telefoni hardware alla rete o più semplicemente all’installazione di telefono software sui PC delle nuove postazioni.
Un sistema di questo tipo è senza dubbio maggiormente scalabile e molto più flessibile di un sistema tradizionale.
#4: Hot desking e roaming
L’Hot desking è il termine con cui si indica la possibilità di riorganizzare agevolmente gli uffici e le scrivanie in base al compito da svolgere e, con la gestione dell’emergenza CoVid-19, sta diventando molto popolare. Utilizzando un centralino telefonico tradizionale, gli interni telefonici devono essere ogni volta fisicamente spostati e ricollegati sulle nuove postazioni. Viceversa, con un centralino VoIP, l’utente trova invece il proprio interno telefonico sulla sua nuova scrivania senza ricorrere ad alcun cablaggio dedicato. Il sistema VoIP consente anche agli utenti di spostarsi facilmente senza perdere il proprio interno: se un collaboratore deve necessariamente lavorare da casa (ad esempio perché è in quarantena), può semplicemente avviare il telefono SIP software ed essere in grado di rispondere alle chiamate del proprio interno telefonico, proprio come farebbe se fosse in ufficio.
#5: User experience ad alto livello
L’impostazione di una conferenza o il trasferimento di una chiamata possono essere fonte di frustrazione per il dipendente utilizzando un vecchio PBX. Tutte queste funzioni avanzate sono invece facilmente eseguibili da una interfaccia Windows estremamente intuitiva, quando si ha a che fare con un sistema di telefonia VoIP. Gli utenti detengono un miglior controllo dello stato degli altri interni, delle chiamate in entrata e delle code di chiamata attraverso il client VoIP PBX installato nel loro PC.
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