La digitalizzazione dei documenti è una necessità che ormai interessa tutte le aziende, siano esse di piccola, media o grande dimensione. La conservazione cartacea di ingombranti faldoni, infatti, rischia di generare confusione nella gestione della documentazione più importante.
Conservare i documenti in formato cartaceo, non solo può essere causa di inefficienza interna, bensì è considerata una pratica che mette in pericolo la buona salute del nostro ecosistema. La dematerializzazione dei documenti consente invece di minimizzare lo spreco di carta, ridurre l’impiego di inchiostro e abbattere di conseguenza i costi per il loro stoccaggio negli spazi aziendali.
All’interno di questa breve guida, TT Tecnosistemi spiega perché la digitalizzazione dei documenti è uno step necessario per far sì che la tua azienda diventi più efficiente e competitiva, accogliendo dunque tutti i benefici del 4.0.
La gestione digitalizzata dei documenti: i Managed Print Services
Hai mai sentito parlare di MPS, ossia Managed Print Service? L’acronimo è molto conosciuto nell’universo IT per i servizi essenziali che è in grado di offrire, tra cui la gestione e manutenzione IT proattiva, la gestione dei fornitori e i servizi di stampa. Proprio questi ultimi sono sempre più apprezzati dalle organizzazioni che, non solo vogliono migliorare la gestione del loro parco stampanti, ma desiderano anche adottare soluzioni che consentono loro di archiviare digitalmente i documenti relativi all’azienda.
In quest’ottica, il numero di business che affidano i Managed Print Services – brevemente detti MPS – a un fornitore esterno continua a crescere. L’attività di outsourcing – ossia affidare a un fornitore esterno un servizio di stampa gestito – è sempre più gradita per i vantaggi che è in grado di offrire: un efficiente contenimento dei costi, un visibile incremento della produttività dei collaboratori e una maggiore sicurezza dei documenti gestiti.
Agli occhi di persone poco esperte le stampanti possono essere viste come strumenti sicuri al 100%. Tuttavia, la realtà dei fatti è molto diversa: sono tante le aziende che segnalano attacchi alla rete aziendale a partire dai dispositivi di stampa. Dato che molte stampanti includono funzionalità avanzate, come la scansione o la stampa da remoto, gli hacker sono soliti attaccare questi strumenti per entrare in possesso di dati personali, ad esempio numeri delle carte di credito e copie di documenti di identità.
Per tale motivo è indispensabile attrezzare i dispositivi dedicati alla stampa con un sistema di holding che vieti l’accesso a un documento se prima non viene riconosciuta l’identità dell’utente che ne ha richiesto la stampa.
Al fine di assicurarsi tutti i vantaggi offerti dalla digital transformation un’azienda deve necessariamente includere tra le misure di sicurezza a propria disposizione gli MPS. TT Tecnosistemi è un’azienda specializzata nell’erogazione di servizi di stampa gestita: affidare le attività legate alla stampa a risorse esterne assicura alla tua realtà benefici in termini di convenienza, sicurezza e tutela dell’ambiente.
Ottimizza i processi aziendali con TT Tecnosistemi: i benefici della soluzione ARXivar e TT Print Intelligent
Se osserviamo i dati sulla produttività delle imprese, di qualunque settore, è evidente che gran parte dell’inefficienza interna deriva da una scorretta gestione dei documenti aziendali. La soluzione ARXivar è nata per risolvere questa problematica in tutta sicurezza e comodità.
I flussi di gestione stanno diventando sempre più intensi e complessi: essi richiedono infatti un’organizzazione che tenga conto della loro ottimizzazione. ARXivar consente di gestire e conservare tutti i documenti aziendali in ogni dove, anche da dispositivo mobile. Compilare buste paga e scaricare fatture non è mai stato così semplice: la soluzione ARXivar di TT Tecnosistemi assicura un’automatizzazione delle procedure organizzative semplice ed efficace.
Il vantaggio principale derivante dall’impiego di una soluzione di questo tipo consiste nella possibilità di ottenere dati che consentono di riconoscere quale utente ha in elaborazione una specifica pratica. In aggiunta, potrai individuare con rapidità e precisione quale aspetto di gestione sta provocando un rallentamento nell’evasione degli ordini, al fine di intervenire tempestivamente per ristabilire una situazione di equilibrio ed efficienza.
Anche la soluzione TT Print Intelligent nasce dall’esigenza di ottimizzare i processi aziendali per offrire alle aziende un coordinamento del parco stampanti veramente smart. TT Tecnosistemi si occupa di tutte le fasi del processo: dall’installazione del parco stampanti fino all’implementazione di politiche di stampa, con l’obiettivo di mettere in sicurezza i dati aziendali.
Grazie a TT Print Intelligent l’attività di stampa della tua organizzazione assumerà un’impronta green di cui potranno beneficiare tutti i comparti. Inoltre, sarà garantito un accesso ai dispositivi di stampa solo a personale con autorizzazione: in questo modo tutte le informazioni dell’azienda saranno protette e al sicuro.
Conclusione
La digitalizzazione dei documenti aziendali è un passo fondamentale per portare valore alla tua attività e accompagnarla in un percorso di trasformazione che le garantisca una conservazione della documentazione pratica ed efficiente. Per raggiungere questo obiettivo è importante affidarsi a un partner di fiducia che sappia guidarti nella scelta delle soluzioni che rispondono meglio alle tue esigenze.
Per conoscere più da vicino la realtà TT Tecnosistemi e quali alternative è in grado di offrire per una digitalizzazione dei documenti sicura e funzionale, non esitare a contattarci: il nostro team è pronto a rispondere a qualunque tua domanda.
