È ormai assodato che lo Smart Working porta con sé numerosi vantaggi, ed è cosa certa che rimarrà in essere nelle aziende anche quando la pandemia sarà oramai un (brutto) ricordo. Il problema dello Smart Working è organizzare il proprio spazio di lavoro a casa e non solo dal punto di vista fisico e logistico, ma anche rispetto all’organizzazione dei tempi di lavoro.
Durante la prima ondata di contagi diversi impiegati hanno dovuto trasferire la propria postazione di lavoro a casa. In mancanza di spazi adeguati, molti hanno dovuto improvvisare improbabili postazioni negli angoli più remoti della casa. Con questo articolo cerchiamo di dare qualche consiglio utile su come creare la perfetta postazione di lavoro da casa.
Alcuni consigli per lavorare bene da casa
Il primo suggerimento è quello di allestire una postazione di lavoro ergonomica e ben equipaggiata. Uno schermo grande e di un collegamento a internet veloce sono due requisiti essenziali, ma disporre di una postazione che garantisca una postura ergonomica, pertanto salutare, è un requisito altrettanto importante.
Psicologicamente, lavorare da casa dovrebbe comportare una serie di “rituali” per attivare a livello mentale la «modalità lavorativa» e a prepararti ad adempiere ai tuoi compiti. È dunque buona norma, prima di iniziare a lavorare in home office, svolgere tutte le azioni che effettueresti qualora dovessi recarti in ufficio: bere il caffè, lavarsi i denti e vestirsi magari con gli stessi abiti che useresti per l’ufficio. Non avendo riunioni fisiche o pause caffè da condividere con i colleghi è facile trascorrere molto più tempo davanti allo schermo. Andranno quindi previste delle pause in cui potrai rilassarti un po’, soprattutto dopo i meeting online, prendendo un caffè o un bicchiere d’acqua prima di tornare al lavoro, evitando di utilizzare le pause solo per i lavori domestici.
Pianificare in anticipo le attività che si intendono svolgere il giorno successivo, aiuterà a strutturare la tua quotidianità in home office. Durante la pianificazione è bene rimanere realistici e non riempire l’intera giornata, in modo da lasciare tempo per gli imprevisti, che sono sempre dietro l’angolo.
Lavorando da casa, le interazioni tra colleghi calano drasticamente. Pertanto, è bene organizzare frequenti incontri virtuali: in questo modo si dedica tempo allo sviluppo di relazioni informali tra persone che lavorano all'interno del luogo di lavoro.
Diversi studi hanno dimostrato che, paradossalmente, chi lavora in home office si affatica più di quanto dovrebbe. Questo può comportare un sovraccarico da lavoro, pertanto, è utile discutere a priori dell’organizzazione del lavoro in home office sia con i superiori che con i collaboratori.
Come adattare la postazione di lavoro a casa
Vediamo ora alcuni consigli un poco più tecnici relativi all’allestimento della postazione di lavoro a casa.
1. Creare una postazione ergonomica
Come già accennato nel paragrafo precedente, l’ergonomicità della postazione di lavoro è un requisito fondamentale, ma quando si lavora da casa non è sempre così scontato disporre di postazioni di lavoro con queste caratteristiche. Stare seduti per lunghi periodi di tempo può danneggiare il nostro corpo e comporta sempre il rischio di causare vari disturbi e malattie, primi tra tutti i problemi di postura causati da posti di lavoro non correttamente allestiti, nonché problemi cardiovascolari e digestivi, ulteriormente incentivati dalla mancanza di esercizio fisico e da una cattiva alimentazione. Un posto di lavoro ergonomico è progettato per preservare la salute a lungo termine e quindi prevenire possibili problemi di postura o malattie.
Una postazione ergonomica ben allestita deve prevedere che i piedi siano a contatto diretto con il pavimento, con un angolo di seduta che va dai 110° ai 120°. Schermo e sedia devono essere posizionati in modo che il bordo superiore dello schermo sia all’altezza degli occhi, gli strumenti (tastiera, mouse e monitor) devono essere posti di fronte all’operatore e deve essere garantita una luce sufficiente proveniente da una fonte posta lateralmente al monitor.
2. Connettività e router
Alla base di una postazione Smart Working efficiente vi è senza dubbio una buona connessione ad Internet. Un collegamento in fibra ottica è la soluzione ottimale, ma a seconda della mole di dati, anche una buona connessione ADSL può essere sufficiente. Sulla connessione Internet è poi necessario realizzare un tunneling VPN. Questo garantisce la connessione alla rete aziendale in modo protetto e sicuro.
Grazie alla connessione in VPN, l’operatore può accedere a tutte le risorse aziendali (stampanti, dischi di rete, portali aziendali, ecc. proprio come se fosse fisicamente in ufficio. Per garantire una connessione VPN, ma soprattutto che questa avvenga in modo protetto, è necessario disporre di un router che supporti questa funzionalità. È bene inoltre mantenere aggiornato il firmware del router per garantire la sicurezza informatica contro le sempre nuove minacce nascenti.
3. Archiviazione e memoria
Se si dispone di una buona connessione di rete, si può ovviare facilmente ai problemi di archiviazione utilizzando servizi di storage in cloud. Gli spazi di archiviazione in cloud possono essere mappati sul PC locale come se fossero dischi locali in maniera completamente trasparente per l’utente. L’archiviazione elettronica dei documenti permette poi funzionalità avanzate di ricerca e catalogazione dei documenti, nonché la possibilità di tenere traccia di tutte le revisioni effettuate dai vari utenti su uno stesso documento.
4. Pc fisso + tastiera e mouse, oppure laptop?
Per quanto riguarda l’ergonomicità della postazione di lavoro, un PC fisso sarebbe la soluzione più indicata, ma spesso la sua scarsa portabilità ne limita l’uso nelle postazioni di Smart Working. Per contro un laptop è molto più pratico da spostare, ma lavorare per lungo tempo su una tastiera ristretta e con un monitor piuttosto piccolo tipico dei laptop può portare a conseguenza spiacevoli dal punto di vista della salute dell’operatore. La soluzione ottimale è dunque una via di mezzo: impiegare un laptop dotato di docking station a cui connettere una normale tastiera/mouse e un video di dimensioni standard. In questo modo si garantisce l’ergonomicità della postazione di lavoro senza rinunciare alla praticità tipica dei laptop.
5. Stazione stampante + scanner
Premesso che si può facilmente rinunciare alla stampa dei documenti, qualora essa sia un requisito imprescindibile al lavoro di tutti i giorni, è importante scegliere un dispositivo che si adatti perfettamente alla postazione di Smart Working. La soluzione ottimale potrebbe essere l’impiego di una piccola multifunzione laser monocromatica che potrebbe essere facilmente inserita in una fornitura più ampia a livello aziendale. In questo modo, per la stampante che fisicamente si trova a casa dell’utente viene comunque garantita la manutenzione, l’aggiornamento e il monitoraggio alla stessa.
Scegliere un partner tecnologico che offra tutte le soluzioni necessarie
Soddisfare tutti i requisiti precedentemente esposti potrebbe essere piuttosto difficoltoso per chi si occupa delle postazioni di lavoro. Per questo motivo è bene trovare un partner affidabile che possa fornire tutte le soluzioni ottimali necessarie per lo Smart Working, mantenerle aggiornate, efficienti e scalarle in base alle necessità effettive dell’azienda.
In quest'ottica, TT Tecnosistemi, grazie alla partnership con grandi importanti realtà è in grado di fornire tutte le soluzioni necessarie: dalla connettività ai router per la connessione in VPN, dai dispositivi hardware (PC, laptop, monitor, ecc.) alle soluzioni di stampa gestite.
Conclusioni
Per tutte le soluzioni di Smart Working, sia per le pubbliche amministrazioni e che per le aziende private, TT Tecnosistemi ha messo a disposizione un portale che permette di acquistare prodotti e servizi dedicati alla postazione di lavoro da casa.
Se hai bisogno di una consulenza personalizzata per individuare la soluzione su misura in base alle esigenze attuali della tua struttura, gli esperti TT Tecnosistemi sapranno aiutarti, mantenendo la massima flessibilità e scalabilità in vista di future evoluzioni del vostro business. Prenota una consulenza cliccando sul pulsante qui sotto oppure contattaci!
