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Di Mirko Giovannini 12-dic-2019 13.00.00

Come scegliere una stampante multifunzione professionale per migliorare i flussi di lavoro

Le stampanti multifunzione professionali, che integrano la possibilità di stampare, fotocopiare e scansionare, si rivelano la soluzione ottimale per rispondere alle moderne esigenze di gestione documentale delle organizzazioni. Ma come è possibile scegliere, tra le tante proposte sul mercato, la periferica che meglio si adatta alle esigenze aziendali? Nella lista dei criteri che guidano oggi le scelte tecnologiche delle imprese, la promessa di restituire maggiore efficienza, accelerando la produttività e ottimizzando i costi, è certamente tra i fattori dominanti. L’acquisto di una Multi-functional printer (MFP) si rivela certamente vantaggiosa perché permette di condensare in un’unica soluzione, con il minimo ingombro di spazio, molte applicazioni utili alla fruizione, organizzazione e condivisione dei documenti.

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A riprova dell’utilità delle periferiche all-in-one, Technavio ha previsto che il mercato delle stampanti multifunzione avrà complessivamente un andamento positivo durante il quinquennio 2018-2022, con un tasso annuo di crescita composto pari al 3% e nonostante la lieve inflessione registrata durante lo scorso anno. Vediamo insieme quali fattori prendere in considerazione nella scelta di una stampante multifunzione professionale!

Una scelta preliminare: la tecnologia di stampa

Nello scenario Mfp, tra le tecnologie più diffuse troviamo le stampanti laser, ma le statistiche indicano un aumento di popolarità della tecnologia Led, introdotta ormai da diversi anni con l’obiettivo di migliorare la risoluzione di immagini e testi. Sempre più diffusi anche i modelli laser e Led a colori, anche se il livello di prestazioni raggiunto, in termini di velocità del processo e risultato qualitativo, non eguaglia ancora i corrispettivi monocromatici.

La soluzione che però continua a detenere il primato in termini di risparmio, basso impatto ambientale e qualità di stampa è l'inkjet. La tecnologia a getto d'inchiostro è infatti considerata quella su cui punteranno tutti i principali brand di Mfp nel futuro, e azzerando i tempi di warm up della stampa, garantisce un'alta produttività e facilità d'uso.

Come una stampante multifunzione può migliorare i tuoi flussi di lavoro?

Oltre a considerare la tecnologia di stampa più adatta, la scelta di una multifunzione va pianificata alla luce di una serie di altre caratteristiche che contribuiscono a snellire i processi di gestione documentale, accelerando e migliorando i flussi di lavoro.

Technavio ha rilevato una decisa crescita nella diffusione delle stampanti multifunzione smart, che utilizzano interfacce utente intuitive con funzionalità touch e sono ottimizzate per l’integrazione con i servizi di cloud printing.

Il supporto a Internet e la connettività wi-fi rientrano ormai tra le funzionalità commodity di qualsiasi stampante, e sono infatti una caratteristica irrinunciabile per i moderni uffici. Il cavo Usb che permette di collegare la periferica al computer non è più sufficiente, poiché l’input di stampa proviene in larga parte dalla miriade di dispositivi intelligenti (smartphone e tablet) che popolano gli attuali digital workplace.

Ci sono altre caratteristiche aggiuntive che andrebbero considerate in fase di valutazione acquisti che vanno a beneficio del workflow: ad esempio, la presenza di slot per la lettura delle chiavette Usb o delle schede di memoria, così da garantire la stampa diretta di immagini e documenti senza l’ausilio di un pc.

Nell’era della digitalizzazione, la funzione Fax è considerata un requisito secondario proprio perché si tratta di una tecnologia in progressiva dismissione, mentre la possibilità di inviare i documenti scannerizzati direttamente via mail o la capacità di effettuare il salvataggio dei file su piattaforma condivisa (basata su cloud pubblico o privato) sono caratteristiche importanti per migliorare i flussi di lavoro.

Quanto devi stampare e chi può stampare in azienda?

Ai fini di una corretta gestione dei workflow, non bisogna sottovalutare la rilevanza delle funzionalità di sicurezza per l’amministrazione delle identità e degli accessi.

Uno dei problemi fondamentali riscontrato soprattutto dalle aziende meno strutturate e di piccole dimensioni è la capacità di tenere sotto controllo le attività e i costi di stampa. Spesso non esistono nemmeno policy predefinite per determinare la possibilità di accesso ai documenti in funzione della tipologia di utenti.

Importantissimo è invece avvalersi di periferiche multifunzione che incorporano feature di sicurezza avanzate, consentendo l'accesso alle funzionalità di stampa al solo personale autorizzato. L’identificazione degli utenti può avvenire attraverso codici PIN, carte magnetiche o proximity card. Chiaramente per ogni dipendente sono definiti a monte le regole di accesso ai documenti e il numero di stampe disponibili.

Il controllo su chi e quanto può stampare rientra infatti tra i fattori critici che condizionano il corretto workflow documentale.

Sicurezza nella scelta della stampante: da non sottovalutare!

Rimanendo in tema di sicurezza, fondamentale per garantire l’ottimizzazione dei processi di stampa è la sicurezza completa degli ambienti e delle risorse di printing.

Poiché le periferiche oggi sono dotate di connettività e possibilità di accesso a Internet, ogni stampante rappresenta una potenziale vulnerabilità per gli attacchi informatici mettendo a rischio le informazioni, le reti e le risorse IT dell’azienda. In caso di infezione, non sono solo i processi di stampa a essere inficiati ma qualsiasi attività di business potrebbe essere temporaneamente bloccata.

Inutile dire che la sicurezza delle stampanti stesse rappresenta una conditio sine qua non per l’efficienza dei flussi di lavoro. Ecco perché diventa necessario privilegiare i dispositivi che supportano funzionalità per la protezione dei dati aziendali, dai software anti-malware alle soluzioni di crittografia agli strumenti per la distribuzione automatica delle patch di sicurezza.

Un ulteriore passo avanti, quando si prendono decisioni che impattano l’ambiente di printing, è la valutazione dei Managed Print Services, ovvero soluzioni di outsourcing che permettono di delegare a un provider specializzato la gestione del parco stampanti aziendale. Così anche la governance sulle questioni legate alla sicurezza delle periferiche viene affidata a un partner competente, abbassando concretamente la soglia di rischio.

Leggi anche: Come ridurre i costi di stampa aziendale grazie ai Managed Print Services

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