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Di Nicola Fabbri 12-feb-2020 13.00.00

5 motivi per cui rivolgersi all'outsourcing per il monitoraggio stampanti nell'azienda

Monitorare le stampanti non significa solo tenere sotto controllo lo stato dei consumabili, ma vi sono molti altri fattori che devono necessariamente essere monitorati per evitare brutte sorprese.

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Affidare il monitoraggio delle stampanti in outsourcing potrebbe essere una scelta vincente, per molteplici motivi. In questo articolo abbiamo individuato cinque validi motivi per affidare il monitoraggio delle stampanti della tua azienda ad un fornitore esterno.

In cosa consiste l’outsourcing per il monitoraggio delle stampanti?

Chiariamo innanzitutto cosa significa affidare in outsourcing il monitoraggio delle stampanti della propria azienda. I contratti di stampa gestita includono una vasta gamma di opzioni, ma si inizia sempre con una valutazione dell'infrastruttura corrente per determinare esattamente quali sono i dispositivi attualmente utilizzati e qual è il loro costo per l’azienda. In questa fase si possono scoprire situazioni veramente inattese: mediamente le aziende spendono per la stampa dall’1 al 3% del loro fatturato, percentuale che cresce ulteriormente nel caso di aziende che richiedono molta documentazione, come ad esempio gli studi legali o le aziende sanitarie.

I contratti di Managed Print Services prevedono il giusto dimensionamento dell’infrastruttura di stampa, eliminando le apparecchiature non necessarie. Dunque eseguono un monitoraggio continuo dei volumi di stampa, in modo che i dispositivi di stampa siano sempre efficienti dal punto di vista del toner o inchiostro.

Perché esternalizzare il monitoraggio delle stampanti aziendali?

Vediamo dunque 5 motivi per affidare in outsourcing i propri servizi di stampa.

1. Taglio dei costi di stampa

Il risparmio economico sui costi ricorrenti relativi ai task di stampa è immediatamente misurabile quando si passa ai servizi gestiti in outsourcing. Innanzitutto, si eliminano immediatamente molti sprechi di carta, incoraggiando i dipendenti a stampare solo ciò che è necessario, magari promuovendo l'uso di stampe fronte-retro. Questi accorgimenti fanno sì che l’azienda produca meno rifiuti e faccia un uso più efficiente della carta.

Leggi anche: Stampanti a canone costo copia o Pay per use: quale soluzione è la più adatta alla tua azienda?

I servizi di stampa gestiti consentono inoltre di abilitare l’accesso ai dispositivi di stampa secondo criteri prestabiliti che permettono, per ogni singolo utente, di abilitare o meno la stampa a colori oppure di imporre una soglia massima di stampe in un determinato periodo di tempo. Questo tipo di abilitazione contribuisce anche a sensibilizzare l’utente sull'utilizzo consapevole dei dispositivi di stampa, ottimizzando così l’entità dei costi ricorrenti.

2. Maggiore focus su sicurezza e privacy

Anche se può sembrare incredibile, le stampanti sono uno dei punti di attacco preferiti dagli hacker per poter raggiungere e infettare i vari pc della rete. Un buon fornitore di servizi di stampa si preoccuperà di monitorare il costante aggiornamento dei firmware dei dispositivi (che normalmente contiene sempre patch di sicurezza), di assicurarsi che le stampanti siano installate dietro un firewall e che l’utente non possa accedere con dispositivi propri non autorizzati dall’azienda.

Anche la riservatezza di ciò che viene stampato è importante. È possibile, infatti, che la postazione da cui un utente stampa, sia piuttosto lontana dalla stampante correndo il rischio che i documenti stampati rimangano incustoditi sul vassoio di uscita. Per evitare questa situazione si può ad esempio equipaggiare la stampante con un sistema di holding che impedisca il rilascio del documento fino a che l’utente non si sia autenticato davanti alla macchina con un pin o con qualsiasi altro dispositivo di identificazione (badge o tag rfid).

3. Ottimizzazione dei tempi e dei processi

La quantità di tempo che i dipendenti impiegano nelle attività relative alla stampante può essere piuttosto elevato. C'è inoltre da considerare anche il tempo speso a riparare i malfunzionamenti dei dispositivi e quello impiegato per la sostituzione di cartucce di inchiostro e toner.

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Un servizio di stampa gestita dovrebbe identificare tali problemi e includere piani per ridurre lo spreco nascosto del tempo impiegato dai dipendenti nelle attività relative alla stampa. Ciò consente al personale di concentrarsi su altre iniziative strategiche, in contrapposizione alle attività di manutenzione ordinaria.

4. Minore impatto ambientale

Il rispetto per l’ambiente non è un fattore da sottovalutare e lo dimostra il D.Lgs 152/06 ex D.Lgs 22/97 (Decreto Ronchi) obbliga tutti i titolari di partita iva (senza nessuna eccezione) ad una corretta gestione dei rifiuti speciali da stampa informatica esausti (comunemente toner esausti, ma anche cartucce di inchiostro) prodotti con le proprie stampanti.

La legge prevede che il produttore del rifiuto sia responsabile per tutto il ciclo di smaltimento toner, che inizia dal momento in cui viene sostituito il toner e finisce nel momento in cui si ha la prova documentata del suo corretto smaltimento. Le discariche comunali non possono accettare toner esausti dalle aziende o titolari di partita IVA in quanto sono classificati come Rifiuti Speciali da stampa informatica esausti e, come tali, non sono assimilabili ai rifiuti urbani e quindi le amministrazioni comunali non sono in grado di effettuare una corretta gestione del rifiuto stesso. Un gestore dei servizi di stampa può prendere in carico la paternità del rifiuto e smaltirlo secondo la procedura prevista dalla legge.

Leggi anche: Come evitare sanzioni per lo smaltimento toner esausti?

5. Riduzione degli investimenti necessari

Il costo di acquisto di un intero parco stampanti può essere scoraggiante, ma i servizi di stampa gestita offrono opzioni di pagamento flessibili. I modelli di stampa pay-per-use con hardware noleggiato sono perfetti per le aziende che escono dall'idea di un'enorme fattura una tantum per l'hardware ogni cinque o dieci anni. In questo caso il servizio di noleggio può prevedere anche l‘approvvigionamento dei consumabili e consente di avere una certezza sul costo di stampa uniformemente spalmato in un periodo di tempo ben definito.

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