I costi di stampa rappresentano una spina nel fianco per moltissime organizzazioni. Gartner ha calcolato che la spesa media per le attività di printing incide sul fatturato annuale delle aziende per una quota pari all’1-3%. Secondo Quocirca, invece, le Piccole Medie Imprese investono addirittura il 15% del budget IT complessivo per la gestione dell’ambiente e dei processi di stampa.
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I Managed Print Services, ovvero le soluzioni di outsourcing per i processi di stampa aziendali, offrono la soluzione più efficiente per un’amministrazione conveniente delle stampanti e dei consumabili, con canoni basati sul Costo copia oppure contratti Pay per Use.
Cos’è il canone costo copia e come funziona?
Il noleggio di stampanti per costo copia è la formula attualmente più diffusa. Il servizio include la fornitura dei dispositivi, delle applicazioni, dei consumabili e dell’assistenza, all’interno di un canone basato sul numero previsto di pagine stampate.
In dettaglio, il contratto prevede l’installazione delle stampanti, il riordino automatico dei consumabili, la consegna, la sostituzione e lo smaltimento dei toner esausti.
Il costo viene calcolato a monte delle attività di printing: si ipotizza un numero di stampe per un determinato periodo di tempo e si determina di conseguenza l’ammontare complessivo del servizio.
Tutte le copie in eccedenza verranno conteggiate a consuntivo, dunque, moltiplicate per un costo unitario predefinito e aggiunte alla spesa finale. In caso il numero di stampe fosse inferiore alle previsioni, non ci sarà alcun rimborso.
Cos’è il canone Pay per Use e come funziona?
L’offerta Pay per Use comprende ugualmente la fornitura di dispositivi hardware e soluzioni software, servizi di assistenza e consumabili, ma il costo viene stimato in base all’impiego effettivo di inchiostro.
La chiave è la possibilità di monitoraggio continuo dei consumi reali grazie a strumenti di analisi avanzati. La definizione del canone mensile è calcolata a priori in base alla misurazione delle attività di stampa che sono state effettuate in un periodo precedente preso come riferimento.
Il cliente paga quindi una tariffa forfettaria anticipata (come nei contratti per costo copia), ma con maggiori garanzie di attendibilità. Inoltre, grazie al controllo costante dei processi di printing, il costo sostenuto dal cliente è passibile di correzioni sia al rialzo sia al ribasso: se l’azienda stampa più del previsto, dovrà compensare, mentre se consuma meno, avrà una diminuzione della rata.
La formula Pay per Use permette di elaborare un’offerta su misura, tarata ad hoc sui consumi effettivi e sulle esigenze reali dell’azienda: si evitano così inutili sprechi. All’interno dei canoni basati su costo copia, ad esempio, vengono conteggiati anche i fogli stampati per porzioni minime, mentre le pagine in bianco e nero contenenti un’unica parola a colori sono considerate a tutte gli effetti stampe a colori.
Come scegliere la soluzione più adatta alla tua azienda?
Il servizio Pay per Use ha guadagnato crescente popolarità perché offre la certezza del costo fisso e permette di conoscere con anticipo il budget da destinare ai processi di stampa, senza brutte sorprese a fine mese.
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Il più recente modello Pay per Use va visto come una nuova opportunità per garantire ulteriori risparmi all’azienda mantenendo comunque il pieno controllo sui costi di stampa. Il fornitore dei Managed Print Services infatti è un esperto della gestione IT che mette a disposizione del cliente una consolidata esperienza in progetti per l’ottimizzazione dei processi di stampa.
Ha quindi tutti gli strumenti per un poter eseguire assessment dettagliato dell’ambiente di printing aziendale e le capacità consulenziali per suggerire una corretta strategia di riduzione dei consumi, basata su best practice accreditate. Grazie ai software analitici, il Managed Print Services Provider potrà valutare a priori e verificare a posteriori le effettive necessità di stampa dell’organizzazione, quindi offrire tariffe sempre in linea con gli usi effettivi.
Da un lato sarà possibile razionalizzare l’ecosistema e il workflow di stampa grazie a piani mirati, dall’altro si otterrà la garanzia di una spesa comunque prevedibile, ma commisurata al reale consumo. Ecco perché, proprio in virtù di questa maggiore flessibilità e intelligenza del modello, la formula Pay per Use andrebbe preferita ai contratti basati su costo copia, soprattutto per le aziende con ambienti di printing complessi che faticano a tenere sotto controllo il numero di documenti stampati.
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