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Di Nicola Fabbri 27-gen-2020 12.45.00

5 modi in cui il Print Management ottimizza i processi documentali aziendali

Stampare molto in azienda può portare al caos, tra fogli volanti, documenti persi e informazioni non al sicuro e alla mercé di tutti. Vediamo come un efficace sistema di Print Management può aiutarti a mettere in sicurezza le informazioni, abbattere i costi, rendere i processi documentali più efficienti e rendere la tua azienda più eco-sostenibile evitando inutili sprechi di carta.

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Cos'è il Print Management?

Per Print Management si intende l’intera gestione dei processi di stampa aziendali, generalmente affidata ad un fornitore esterno. Mentre solo qualche anno fa il servizio di stampa gestita veniva utilizzato solamente in grandi realtà aziendali, oggi è alla portata anche delle piccole aziende e sta trovando sempre più impiego visti i numerosi vantaggi che comporta.

Le funzioni di stampa e gestione dei documenti vengono affidate ad un fornitore esterno che si prende il carico dell’intera gestione dell’infrastruttura di stampa aziendale, ottimizzando i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.

Quali sono i vantaggi del Print Management?

Affidarsi ad un servizio di stampa gestito incrementa in modo significativo la sicurezza dei dati utilizzando due tecniche concettualmente molto semplici, ma in pratica molto efficaci. La prima è nota come pull-printing: l’utente elabora il processo di stampa sulla propria macchina e i dati vengono trasferiti ad una coda di stampa su print server. Il documento rimane in coda fintanto che l’utente non si reca fisicamente ad una stampante e attiva la stampa mediante un sistema di riconoscimento che può essere un semplice codice pin, ma anche una smartcard o un tag RFID. A questo punto il documento viene stampato e l’utente può prelevarlo immediatamente evitando così che rimanga “abbandonato”, per un tempo più o meno lungo, nella vaschetta di uscita della stampante in attesa che qualcuno arrivi a prelevarlo.

Se da un lato questa tecnica consente di evitare che un documento resti incustodito nella stampante una volta stampato, dall'altro non garantisce che i dati possano essere intercettati nel loro percorso verso la stampante. Per evitare questo e, di conseguenza, incrementare notevolmente il livello di sicurezza, viene implementata una seconda tecnica detta secure printing. Con il secure printing i dati vengono criptati prima di essere trasmessi alla stampante in modo che qualora venissero intercettati sarebbe impossibile decodificarne il contenuto senza conoscere la chiave privata dell’algoritmo di criptazione.

Come ottimizzare i processi aziendali con il Print Management

Vediamo più in dettaglio 5 modi in cui il Print Management può ottimizzare i processi documentali aziendali.

1. Controllo dei costi

I costi sono permanentemente sotto controllo per vari motivi tra cui: uso più efficiente della carta, minori costi operativi grazie al fatto che i servizi di stampa sono centralizzati, risparmio di tempo dei dipendenti (per recuperare i documenti, caricare la carta, eliminare inceppamenti, ecc.).

2. Sicurezza dei dati e delle informazioni

Con il pull printing ed il secure printing la sicurezza delle informazioni è garantita. Ogni utente può essere abilitato a particolari funzioni di stampa e le informazioni circolano in modo criptato e sicuro.

3. Monitoraggio dei dispositivi e dei malfunzionamenti

Tutti i dispositivi di stampa vengono mantenuti aggiornati sia dal punto di vista dell’hardware che del firmware/software. Eventuali malfunzionamenti vengono segnalati e gestiti in tempi ristretti riducendo al minimo (o addirittura azzerando) i tempi di inattività.

4. Ottimizzazione dei flussi di lavoro

Ottimizzare i flussi di lavoro significa stampare lo stretto necessario, quando è necessario e solo da chi è gerarchicamente abilitato alla stampa. Da studi effettuati, è stato stimato che un’ottimizzazione dei processi può far risparmiare fino a 290€ all’anno per ogni dipendente.

5. Ecosostenibilità

Anche il rispetto per l’ambiente non è un fattore da trascurare. Stampare solo ciò che serve permette di risparmiare carta, limitare il numero di rifiuti da smaltire primo tra tutti il toner che deve essere smaltito secondo le normative vigenti previe sanzioni che possono essere anche penali.

Scegli i Managed Print Services per pensare solo alla produttività

Una gestione dei documenti inefficiente si ripercuote anche sulla produttività degli utenti e sull'efficacia del loro lavoro. Il team IT potrebbe sprecare troppo tempo per rispondere a chiamate e problemi di assistenza. Il tempo speso per gestire questi problemi si ripercuote in un aumento dei costi variabili. Esternalizzare i servizi di stampa permette di sollevare il team IT aziendale dal compito del monitoraggio e dalla manutenzione delle stampanti.

Affidarsi costantemente al reparto interno per gestire i processi IT può diventare molto costoso per un’azienda: spesso le risorse interne non hanno le competenze  soprattutto il tempo per gestire nel modo più efficace il sistema informativo, essendo prevalentemente dedicate alla crescita del core business. Un provider di Managed Services, invece, fornisce al cliente professionisti IT specializzati che sanno esattamente come sviluppare l’infrastruttura migliore per la sua azienda e come ridurre i costi di implementazione.

Quanto ti sta costando il tuo servizio di stampa aziendale?

Per avere un’idea di quanto potrebbe essere l’effettivo risparmio che si avrebbe passando a servizi di stampa gestiti, è necessario fare il punto attuale della tua situazione aziendale e capire quali sono le tue esigenze di stampa e gestione documentale. Fatto questo, è possibile calibrare il servizio di stampa su misura in funzione delle effettive esigenze dell’azienda.

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