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Di Simone Venezia 12-set-2019 13.00.00

Workplace Management nell'era digitale: come garantire un ambiente di lavoro smart

La digitalizzazione e l’avvento della mobility non solo hanno il merito di ottimizzare i processi e restituire nuova efficienza all'organizzazione aziendale, con indubbi vantaggi in termini finanziari, ma permettono anche di creare nuove modalità di lavoro flessibile e intelligente. Tuttavia, il cosiddetto Smart Working ha il rovescio della medaglia: poiché comporta la connessione alla rete e alle risorse aziendali di una miriade di nuovi dispositivi, genera infatti complessità di gestione e rischi legati alla sicurezza.

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Ecco quindi che vanno implementate regole e tecnologie per il Workplace Management, con l’alternativa più conveniente (sotto il profilo organizzativo ed economico) di ricorrere ai servizi gestiti per la gestione dei device.

Smart Working: cos’è e quali sono i benefici?

Sintetizzando, lo Smart Working è un nuovo modello organizzativo che grazie alle tecnologie della Digital Transformation (smartphone, tablet, laptop, strumenti di collaboration, applicazioni di file sharing, cloud computing, 5G) permette una migliore gestione del tempo e degli spazi lavorativi, consentendo di svolgere molte attività da remoto e cooperare con i colleghi a dispetto delle distanze geografiche.

Il fenomeno, ormai lontano dall’essere semplicemente uno slogan per sviluppare l’engagement delle risorse interne e attrarre nuovi talenti, oggi è ampiamente diffuso in virtù dei benefici ottenibili (ovviamente a patto di implementare logiche corrette di Workplace Management): migliore collaborazione, taglio delle spese, accelerazione delle attività, dipendenti più contenti e responsabilizzati.

In particolare, grazie alle nuove tecnologie che offrono un accesso anytime-anywhere alle informazioni e alle applicazioni aziendali, aumenta significativamente la produttività individuale e collettiva, con vantaggi anche sotto il profilo delle trasferte (che ovviamente diminuiscono grazie alla possibilità di videochiamate e meeting virtuali) e degli spazi di lavoro (che vengono ridimensionati e razionalizzati).

Proliferare di dispositivi e complessità di gestione

Insomma, nel nuovo scenario il professionista ha letteralmente a portata di mano tutte le informazioni e gli strumenti necessari per svolgere la propria attività in autonomia e indipendentemente dalla postazione lavorativa. Ma questa libertà potrebbe compromettere la sicurezza degli asset informativi aziendali se lasciata senza controllo e priva di una solida strategia di Workplace Management alla base.

Il proliferare di dispositivi mobili che quotidianamente chiedono accesso alle risorse dell’organizzazione (network locali, documenti o archivi con informazioni sensibili, applicazioni business-critical) potrebbe generare nuove vulnerabilità, aprendo brecce per gli attacchi hacker e aumentando il rischio di furto o perdita dei dati (ad esempio, in seguito allo smarrimento di uno smartphone non protetto).

I pericoli aumentano sulla spinta del Bring Your Own Device (BYOD) ovvero la pratica ormai comune di utilizzare il proprio dispositivo personale per l’attività lavorativa accedendo quindi alle risorse informative dell’azienda (banalmente per leggere le email o condividere un file con i colleghi).

Ecco perché si rivela indispensabile l’adozione di tecnologie per il Mobile Device Management (MDM) che permettono la gestione e il controllo centralizzato di tutto il parco dei dispositivi con accesso alle risorse IT aziendali. Queste soluzioni permettono e garantiscono il monitoraggio degli accessi e delle identità, la distribuzione degli aggiornamenti software (incluse le patch di sicurezza), il blocco da remoto in caso di furto o perdita del dispositivo, la separazione tra spazio lavorativo e privato all'interno dei device personali.

Come i Managed Services possono migliorare il Workplace Management

Tuttavia, c’è una “scorciatoia” molto valida per la gestione del workplace, ovvero la delega ad un Managed Services Provider di tutte le attività legate all'acquisto, al funzionamento e alla manutenzione dei dispositivi.

I vantaggi sono molteplici: innanzitutto la garanzia di avere a disposizione personale competente per tutte le operazioni di assistenza in modalità 24/7, dispensando il team It aziendale dalle mansioni routinarie così da dedicarsi a compiti di più alto profilo. Vengono inoltre stabiliti e assicurati precisi livelli di servizio per tutte le attività di Workplace Management, con la definizione degli Sla e un monitoraggio costante dei KPI pattuiti.

L’azienda cliente ha la possibilità di interfacciarsi con un unico interlocutore (il Managed Service Provider, appunto) che funge da tramite rispetto alla pluralità dei vendor (che forniscono i dispositivi o le applicazioni) e degli operatori di telefonia (che offrono i contratti per il traffico voce e dati).

Il ricorso a soluzioni gestite per il Workplace Management porta ovviamente benefici anche in termini di risparmio economico: trattandosi di servizi personalizzabili ed erogati dietro il pagamento di un canone periodico, è possibile calibrare perfettamente la prestazione sulle effettive necessità aziendali, in base al numero dei dispositivi e al tipo di assistenza richiesta, evitando così gli sprechi.

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