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Di Mirko Giovannini 30-set-2020 12.45.00

3 casi di successo di aziende italiane che si sono rivolte ai servizi di stampa gestita

Le attività di printing rappresentano ancora una funzione essenziale e una voce di costo importante per moltissime imprese. Ricorrere a servizi di stampa gestita permette di razionalizzare l’utilizzo, la manutenzione e i consumi delle periferiche aziendali, offrendo uno strumento utile a recuperare efficienza, ridurre gli sprechi e rispettare l’ambiente.

Nonostante la digitalizzazione del business, le aziende (in particolare gli uffici amministrativi) stampano ancora tanto e la mancanza di processi strutturati fa lievitare le spese. Secondo le statistiche di IDC, le organizzazioni impiegano mediamente il 5 - 15% dei profitti per coprire i costi della documentazione. Inoltre l’IT aziendale spende mediamente il 15% del tempo per risolvere questioni legate alla stampa. Grave è anche la mancanza di consapevolezza sulle inefficienze: Buyer’s Laboratory ha infatti rilevato che il 90% delle imprese non riesce a tenere correttamente traccia dei costi di stampa. Ma c’è una soluzione a questa mancanza di consapevolezza: affidarsi ai Managed Print Services permette di tenere i costi e processi di stampa costantemente monitorati. Vediamo insieme come!

I vantaggi dei servizi di stampa gestita per l’ottimizzazione dei processi aziendali

I Managed Print Services, che delegano al fornitore esterno la valutazione e la gestione dell’ambiente di stampa aziendale, permettono di uscire dall’impasse, offrendo una serie di benefici di controllo, risparmio ed efficienza.

Il modello pay-per-use tipico dei servizi di stampa gestita infatti consente di tagliare direttamente sui costi dei consumabili e delle periferiche, grazie a un canone mensile che include la fornitura dei prodotti e i servizi di manutenzione.

Affidando a terzi la gestione dei macchinari, l’It aziendale può recuperare tempo prezioso da dedicare alle attività più strategiche e di innovazione, guadagnando in produttività.

I servizi di stampa gestita includono solitamente l’implementazione di strumenti per il monitoraggio dei consumi, la sicurezza delle informazioni e il riconoscimento delle identità, che permettono di tracciare gli utilizzi delle periferiche e autorizzare le operazioni di stampa in base alla tipologia di utente o documento. Vengono così tutelate la privacy aziendale e la riservatezza dei dati sensibili.

Leggi anche: Come ridurre i costi di stampa aziendale grazie ai Managed Print Services

Come stampare in maniera ecosostenibile con i MPS

I benefici dei servizi di stampa gestita hanno infine un risvolto green. La razionalizzazione dei processi di printing consente di ridurre lo spreco dei consumabili, a tutto vantaggio dell’ecosostenibilità.

Inoltre esistono fornitori MPS fortemente impegnati sul fronte della tutela ambientale, che aderiscono a programmi per la riforestazione. Per compensare il consumo di carta, il provider garantisce la piantumazione degli alberi nelle aree più bisognose del pianeta.

Inoltre, sempre all’interno dei servizi di stampa gestita, un fornitore MPS può occuparsi dello smaltimento di toner, cartucce e nastri a impatto, assicurando al cliente che avvenga in maniera legale e sicura. Infatti, qualsiasi partita Iva oggi deve garantire la corretta eliminazione dei rifiuti di stampa esausti secondo le normative vigenti, evitando di incorrere in sanzioni amministrative e implicazioni penali per l’amministratore.

3 aziende che hanno ottimizzato i loro processi grazie ai Managed Print Services

A riprova dei vantaggi derivanti dai servizi di stampa gestita, ci sono numerosi esempi virtuosi, anche tra le aziende nazionali.

Ad esempio, Carapelli Firenze, tra i maggiori produttori di olio extravergine in Italia e oggi realtà multinazionale, si è affidato a TT Tecnosistemi per l’ammodernamento del proprio parco di periferiche. Computer e stampanti ormai obsoleti stavano infatti andando a ledere la produttività degli utenti, oltre a rendere le attività di manutenzione sempre più complesse e onerose. All’interno di un contratto di outsourcing, il partner tecnologico si è occupato della sostituzione delle macchine, installando circa 150 nuovi pc e 60 dispositivi di stampa (tra cui 22 multifunzione). Grazie allo studio preliminare per la razionalizzazione del processi, è stato ridotto il numero delle stampanti presenti in azienda (15 in meno rispetto alla situazione precedente). Inoltre, le attività di manutenzione gravano in misura inferiore sul personale It interno e la gestione dei consumabili è stata ottimizzata, delegandola interamente al fornitore, .

Anche Guess Europe, la divisione Emea del noto marchio di abbigliamento casual californiano, aveva l’esigenza di razionalizzare l’utilizzo e la manutenzione del parco stampanti, cresciuto disorganicamente nel corso degli anni e quindi caratterizzato da inefficienze e costi eccessivi. A TT Tecnosistemi viene affidato il compito di implementare un sistema per la gestione e il controllo dell'infrastruttura di printing, con pagamento al consumo. Per ridurre gli sprechi, sono state eliminate le macchine personali in favore di quelle dipartimentali ed è stato introdotto l’utilizzo del Pin per l’autorizzazione delle stampe; inoltre è stato installato un software di gestione per monitorare le attività di tutte le periferiche e impostare chiare regole per il printing. Grazie a un portale dedicato, è possibile controllare il consumo di toner e lo stato della manutenzione per ogni stampante, con riordino dei consumabili in modo automatico e giacenze a magazzino ridotte. La riduzione del numero dei modelli ha permesso infine un utilizzo più razionale delle stampanti, con possibilità di rotazione in caso di guasto. Riassumendo, grazie ai servizi di stampa gestita di TT Tecnosistemi, Guess Europe può tenere sotto controllo costi e prestazioni delle macchine, assicurando continuità operativa, manutenzione efficiente e riduzione dei costi.

Un altro caso di successo è rappresentato da Sofidel, azienda tra i principali produttori europei di carta per uso igienico e domestico. L'esigenza era quella di standardizzare il parco stampanti per arrivare a risparmiare sui costi, ottimizzare la gestione dei dispositivi e combattere il più possibile gli sprechi di carta. Si è partiti da una situazione di oltre 200 macchine sparse in tutte le sedi italiane, la cui gestione era problematica. Scegliendo TT Tecnosistemi, Sofidel è riuscita a risparmiare il 50% rispetto al fornitore precedente, ammortizzando l'investimento per l'hardware nel giro di due anni e mezzo grazie al rinnovamento delle macchine e all'implementazione delle tecnologie HP che aumentano la sicurezza di stampa grazie a un sistema di log-in che precede la stampa. Sofidel ha stipulato con TT Tecnosistemi un contratto all-inclusive che comprende la manutenzione e la fornitura dei consumabili, portando beneficio non solo al reparto IT che doveva in precedenza prendersi carico della manutenzione dei dispositivi, bensì anche alla contabilità che non deve più preoccuparsi di fatture multiple riguardanti assistenza e consumabili per le stampanti: adesso arriva una sola fattura onnicomprensiva a fine mese.

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Concludendo, i costi di stampa e gestione delle periferiche incidono significativamente sul bilancio aziendale, ma grazie ai Managed Print Services è possibile tagliare sulle inefficienze e ridurre le spese come dimostrano i tre casi utente presentati.

Ottimizzare i processi di stampa non solo è possibile, ma anche doveroso per evitare sprechi onerosi e impatti ambientali ingiustificati. Per ottenere un’analisi delle necessità di printing con una proposta mirata sulle possibili soluzioni di ottimizzazione, prenota una consulenza con TT Tecnosistemi, ti basta un clic sul pulsante qui sotto!

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