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Di Iacopo Del Freo 7-mag-2020 13.26.09

TT Smart Working: perché scegliere ARXivar per la digitalizzazione documentale

In questo periodo storico in cui l’emergenza ha cambiato radicalmente le nostre abitudini, molte aziende si sono ritrovate costrette ad adottare soluzioni smart working per garantire la continuità del proprio business. Tuttavia, il termine smart working non significa semplicemente lavoro da remoto” ma comprende un più ampio processo di Digital Transformation al quale l’azienda deve inevitabilmente sottoporsi.

Il processo di digitalizzazione non può prescindere, in primis, dalla gestione dei documenti prodotti dall’azienda, che comprende la stampa da remoto, la loro digitalizzazione e l’archiviazione. Per questo motivo TT Tecnosistemi ha stretto un accordo di partnership con ARXivar per dare ai propri clienti una soluzione completa per la gestione documentale in digitale. Vediamo in dettaglio quali sono le caratteristiche di questa soluzione.

Cosa si intende per Digitalizzazione Documentale?

La gestione digitale dei documenti prevede l'uso di un sistema informatico (Document Management System, DMS) per archiviare, gestire e tenere traccia di documenti elettronici e immagini elettroniche di informazioni cartacee acquisite mediante l'uso di uno scanner di documenti.

Un buon sistema di gestione dei documenti deve avere alcune caratteristiche essenziali per garantire l’accesso, l’integrità e soprattutto la sicurezza dei documenti. La prima è il cosiddetto “Check-in/check-out e blocco”, che consente di coordinare la modifica simultanea di un documento in modo che i cambiamenti apportati da un utente non sovrascrivano quelli di un altro utente. Altra funzionalità importante è il Controllo della versione, in modo da poter monitorare le varie modifiche di un documento nel tempo e poter "attivare" una versione precedente in caso di errore o rilascio prematuro (funzione “rollback”) o comunque consentire la ricostruzione di chi ha fatto cosa. In sintesi, le funzionalità “must” di un sistema di gestione documentale sono:

  • Posizione di archiviazione
  • Sicurezza e controllo degli accessi
  • Controllo della versione
  • Audit trail
  • Check-in/check-out e blocco documenti

Non solo emergenza: perché digitalizzare i processi è fondamentale per le aziende

A prescindere dall’emergenza in corso, la gestione elettronica dei documenti dovrebbe essere implementata in ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. I vantaggi che questo tipo di gestione dei documenti può apportare all’azienda sono notevoli e giustificano ampiamente un investimento in tal senso. Vediamone i principali:

Archivio documenti/file

I sistemi di gestione dei documenti basati su cloud fungono da repository centrale per tutti i documenti importanti, a cui è possibile accedere per visualizzare, modificare e condividere in seguito con i colleghi. La ricerca di un documento sarà veloce ed efficiente. ARXivar è inoltre disponibile anche in modalità on-premise.

Sicurezza del documento

Quando i documenti non sono gestiti correttamente, la possibilità che informazioni importanti siano esposte alla mercé di malintenzionati è molto elevata.

Informazioni vitali e sensibili in mani sbagliate possono causare danni irreversibili a un'azienda, per questo le soluzioni software di gestione dei documenti consentono di salvaguardare le informazioni commerciali riservate attraverso rigorose politiche di sicurezza e controllo degli accessi in base al ruolo (RBAC) in cui solo gli utenti autorizzati possono visualizzare determinati file o documenti. Inoltre, in caso di catastrofi come incendi o inondazioni, il DMS cloud-based garantisce che i dati aziendali critici vengano mantenuti intatti e non vadano irrimediabilmente perduti.

Accesso ai file sempre e ovunque

Ogni utente può accedere a file e documenti ovunque, in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, il che è particolarmente utile quando si collaborano a progetti con membri del team in movimento o situati in postazioni remote.

Migliore organizzazione

Mediante l’uso di tag, categorie, sottocategorie e metadati si possono contrassegnare file e documenti, organizzandoli in modo più facile ed efficiente per individuare e recuperare facilmente le informazioni per un uso futuro.

Condivisione di file

Con un DMS, gli utenti possono condividere e collaborare su file e documenti con i colleghi, indipendentemente dalla loro posizione. Possono controllare con chi condividono i documenti e i file possono essere condivisi tramite collegamenti, pubblicati sul Web o inviati come file protetti da password a soggetti terzi. Con la funzionalità audit trail, è possibile sapere in ogni momento chi ha visualizzato o modificato determinati file o documenti.

Perché scegliere ARXivar e TT Tecnosistemi per la digitalizzazione documentale

Grazie alla partnership con ARXivar, TT Tecnosistemi può offrire un servizio di gestione documentale rispondente a tutte le caratteristiche viste in precedenza. ARXivar è infatti un software per la gestione documentale completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Il documento è gestito da ARXivar in tutte le sue fasi: dalla creazione all'archiviazione, fino alla Conservazione sostitutiva.

ARXivar permette di organizzare documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche o hashtag per una gestione documentale efficace, liberando le informazioni dal loro supporto e facilitando la loro ricerca e gestione. Il motore di ricerca ARXivar permette di ricercare le parole chiave anche all’interno di ogni singolo documento facilitando così la ricerca di informazioni. L’integrità e la riservatezza dei documenti sono conformi alla direttiva ISO/IEC 27001 ed è possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti per una documentazione standardizzata e condivisa.

Molto importante è la possibilità di apporre su un documento la firma grafometrica di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili, dotati di penna. Questo consente di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo eliminando così i documenti cartacei e minimizzando il tempo di lavorazione delle pratiche. Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.

La vera innovazione è che la firma può essere apposta anche offline, scaricando sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli ad ARXivar una volta tornati on-line.

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Se anche la tua azienda deve adottare lo Smart working, ti consigliamo di considerare questa scelta come una vera e propria innovazione che darà alla tua azienda un nuovo slancio vitale sia nell’immediato, sia alla fine dell’emergenza. Contattaci per individuare quali sono i tuoi reali bisogni e trovare la soluzione più adatta alla tua realtà aziendale: ti basta un clic sul pulsante qui sotto!

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