Anche se l'obbligo della fatturazione elettronica tra privati in ambito B2B è stato prorogato al 1° gennaio 2019, è opportuno prepararsi da subito a questa rivoluzione, perché i mesi che rimangono, considerando anche lo stop natalizio, passano in fretta e sono inevitabilmente stracarichi di lavoro e di incombenze per tutti.
Questo importante adempimento segue quello in vigore già dal 31 marzo 2015, che obbliga chi ha un rapporto commerciale con le PA ad emettere fatture in formato elettronico.
Il Decreto legislativo del 05/08/2015 n. 127 ha esteso la fatturazione elettronica verso i soggetti privati.
Questo grande cambiamento affonda le sue radici nell’adozione e nel recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, che sancisce la fatturazione elettronica obbligatoria negli appalti pubblici a livello europeo e che ha fatto da apripista a questa rivoluzione.
Il 30 novembre 2017 l’approvazione in Senato della manovra finanziaria per il 2018 (Legge di Bilancio 2018 L. 205/2017) ha infine sancito l’obbligatorietà della fattura elettronica tra privati, indicando il termine ultimo del primo gennaio 2019, in alcuni casi anticipato. Un obbligo che riguarda tutti i soggetti IVA, ad eccezione delle partite IVA sotto il regime dei minimi o con regime forfettario.
Cos'è una fattura elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Questo nuovo standard elimina definitivamente il supporto cartaceo e annulla i costi ad esso correlati (produzione, stampa, conservazione, spedizione).
XML è il formato digitale utilizzato per le fatture elettroniche (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che permette di di definire e di controllare il significato di quanto scritto in un documento, rendendo possibile la verifica delle informazioni in esso contenute e i controlli previsti per legge.
La fattura si considera emessa quando viene trasmessa o messa a disposizione per via elettronica al destinatario, cambiando notevolmente il rapporto tra emittente e destinatario e attribuendo fondamentale importanza alla fase elettronica della consegna. In assenza della fattura elettronica, l’eventuale emissione della fattura cartacea è considerata nulla, come se la fattura non fosse stata emessa del tutto.
Le fasi della fatturazione elettronica sono:
- creazione della fattura;
- invio della fattura tramite SdI (Sistema di Interscambio) in formato XML;
- apposizione del riferimento temporale, della firma qualificata o digitale e dell’indicazione dell’indirizzo mail PEC o del codice identificativo del destinatario;
- conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute (per un periodo di conservazione di 10 anni).
Questa nuova modalità di fatturazione presenta innumerevoli vantaggi di tipo economico e consente un tracciamento più puntuale degli scambi tra le imprese, a vantaggio della loro stessa gestione, della dematerializzazione dei processi aziendali, della semplificazione degli adempimenti fiscali e della lotta all’evasione.
Tra i vantaggi per le aziende:
- risparmio economico;
- abbattimento dei tempi di esecuzione dei processi e semplificazione delle attività;
- miglioramento nell’accuratezza del processo di fatturazione;
- tracciamento dell'esito invio fattura;
- controlli fiscali semplificati (conservazione elettronica e indicizzazione delle fatture).
Le scadenze della fatturazione elettronica
Benché il termine ultimo per la fatturazione elettronica tra privati B2B sia fissato alla data del 1° gennaio 2019, alcuni adempimenti sono già scattati:
- dal 1° luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori, diverse da quelle effettuate su impianti di erogazione stradali (es. grossisti, mentre slitta al 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica di tutte le altre cessioni di carburante - Dl.79/2018, che ha prorogato fino alla fine del 2018 anche l’utilizzo della scheda carburante, per le quali vige comunque l’obbligo di pagamento con strumenti tracciabili);
- dal 1° settembre 2018 verso soggetti extra-UE per le fatture emesse in ambito tax free shopping;
- dal 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche.
La fatturazione elettronica è dunque un passaggio fondamentale nel percorso di trasformazione digitale delle imprese, verso quel piano di Industria 4.0 che in molti casi appare ancora lontana.
Fatturazione elettronica B2B: le opportunità
La fatturazione elettronica B2B e la gestione dematerializzata della documentazione possono garantire alle imprese alcuni importanti vantaggi, in termini di risparmio di tempo, di spazio, di carta, di bolli, con la conseguente riduzione dei costi di gestione. A questo si aggiunge la riduzione del tempo e dello spazio destinato all’archiviazione e il contenimento delle attività manuali, con conseguente diminuzione dei costi derivati dagli errori di compilazione o inserimento dati.
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