Di Diego Masi 12-lug-2019 13.00.00

Come definire e implementare un processo di Change Management in 4 step

La definizione di processo di Change Management standardizzato è una pratica fondamentale per portare a termine con successo ogni progetto di Digital Transformation in ambito IT. I sistemi Informativi si trovano infatti a dover fronteggiare una complessità infrastrutturale mai vista prima, sull'onda di fenomeni quali Cloud Computing, Mobility e Big Data, ovvero i fattori che trainano la rivoluzione digitale.

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Se l’evoluzione verso il Cloud dei sistemi informativi ha contribuito alla flessibilità architetturale dei modelli IT, il rovescio della medaglia è la crescita di una complessità difficile da governare. Infatti, non si tratta più soltanto di amministrare sistemi tradizionali chiusi dentro un perimetro di sicurezza, ma ambienti multicloud aperti e distribuiti.

Nuovi dispositivi e nuove sfide per le aziende

La proliferazione di smartphone e tablet ad uso professionale ha accelerato le dinamiche lavorative, con il vantaggio di un’organizzazione più agile ed efficiente, ma sta mettendo sotto pressione i reparti IT aziendali, i quali si ritrovano a governare un parco infinito di periferiche, sotto il profilo della sicurezza, della manutenzione e dei servizi associati.

I Big Data rappresentano la linfa vitale della moderna digital enterprise - la capacità di estrarre evidenze utili al business dal mare magnum informativo è la prima leva del successo aziendale - ma richiedono inevitabilmente il potenziamento delle risorse di calcolo, storage e rete.

A fronte di queste nuove sfide, il cambiamento si coferma urgente e inevitabile: rinunciare all’innovazione tecnologica significa infatti perdere competitività sul mercarto.

Cos'è il Change Management e perché è importante?

Come gestire al meglio la trasformazione digitale? Il contesto economico e tecnologico estremamente dinamico tipico dell’era digitale richiede innanzitutto un cambiamento in termini di mindset verso la cultura dell’innovazione.

Bisogna quindi definire una strategia di Change Management sul lungo periodo che permetta di fronteggiare:

  • Le situazioni di emergenza determinate da incident, definendo a priori un piano di distaster recovery efficace;
  • I normali progetti di ammodernamento che presentano indice di rischiosità e impatto finanziario medio-alto;
  • I cambiamenti standard necessari a garantire l’operatività quotidiana e spesso inseriti in un sistema procedurale prestabilito.

Implementando un processo di Change Management coerente e strutturato, le aziende hanno a disposizione uno strumento efficace per superare le sfide legate alla trasformazione, grazie all'impiego di metodi e procedure standardizzati.

Ad esempio, il framework metodologico ITIL, che riunisce le linee guida per la gestione dei servizi informatici, permette di risolvere le sfide più urgenti e altamente rischiose, ma si inserisce anche nell'operatività quotidiana accelerando gli interventi.

In quest'ottica, la sfida è costruire un unico approccio per governare la trasformazione capace di garantire un livello di controllo adeguato in qualsiasi situazione, indipendentemente dalla sua criticità, nonché un supporto lungo il ciclo di vita dei cambiamenti operativi e tattici dell’azienda.

Il processo di Change Management in 4 step

La roadmap per la definizione e successiva implementazione di un processo di Change Management può essere riassunta nell'applicazione di 4 step. Vediamoli insieme!

1. Assessment

Il primo passo è la fase di assessment che permette di valutare le interdipendenze tra processi e sistemi all’interno dell’azienda, nonché le implicazioni organizzative e tecnologiche del progetto di trasformazione; si calcolano quindi rischi, costi e benefici del cambiamento, cercando il consenso degli stakeholders.

2. Definizione del piano

Si procede quindi alla definizione di un piano di Change Management basato su procedure standard e best practices (come ITIL, per l'appunto), che includa misure per la mitigazione del rischio e l’esecuzione del rollback in caso di necessità.

3. Implementazione delle procedure

Alla definizione segue l’implementazione delle procedure standard, che devono essere calate sui processi specifici coinvolti nel cambiamento, ma anche diventare parte del DNA aziendale. Le stesse metodologie di Change Management infatti vanno inglobate in un modello operativo condiviso che accelera la gestione dei cambiamenti a ogni livello, nelle attività routinarie come nelle emergenze.

4. Verifiche continue

Il miglioramento continuo è al cuore delle strategie di Change Management, le quali vanno costantemente messe al banco di prova: verificare l’efficacia delle procedure con l’obiettivo di affinare, consolidare ed estendere deve diventare una prassi per garantire l’attendibilità del modello costruito sul lungo periodo.

Un ulteriore suggerimento per concretizzare le strategie di Change Management è l’ingaggio di un provider di Managed Services esperto e qualificato sul tema, che guidi l’azienda lungo le diverse fasi della roadmap, ottimizzando i costi e rispettando gli SLA (Service Level Agreement) concordati.

In questo modo, è possibile accelerare i ritorni delle strategie di Change Management, nonché massimizzare i vantaggi di business, tra cui:

  • un’implementazione più rapida e puntuale del cambiamento;
  • un migliore allineamento tra sistemi IT e business needs;
  • migliore capacità di individuare e mitigare i rischi;
  • minori interruzioni di servizio a vantaggio della continuità operativa;
  • utilizzo efficiente e razionale delle risorse.

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