25 ottobre 2018

Gestione documentale e ottimizzazione dei flussi aziendali

Quello della gestione documentale è uno dei nodi più delicati per le aziende, perché questa attività porta via molto tempo e presenta numerose criticità. Ma il fattore tempo non è l’unico in gioco. Per questo compito non basta una buona organizzazione aziendale, ma servono strumenti agili, affidabili e in grado di aiutare davvero dipendenti e collaboratori a gestire al meglio i documenti e ad ottimizzare i flussi aziendali.

 

Gestione documentale come fare

Come spesso avviene in molti ambiti e settori, quello della gestione documentale è un problema apparentemente banale, che però presenta notevoli complessità e punti critici, non semplici da risolvere.

Nonostante la trasformazione digitale in atto e la progressiva spinta verso la dematerializzazione, il flusso dei documenti nelle aziende continua ad essere copioso e ad aumentare nel tempo e la loro gestione richiede organizzazione, metodo e strumenti sempre più sofisticati e affidabili, per tutelare e valorizzare uno dei patrimoni più importanti e preziosi per l’azienda.

Si tratta di raccogliere e organizzare le informazioni, per renderle immediatamente disponibili a chi dovrà farne uso a partire da molte tipologie di supporti e di dispositivi diversi, tra i quali anche gli ormai diffusissimi smartphone.

Per far questo occorre uno strumento che, a partire dalla creazione o dall’archiviazione di un documento, sia in grado di:

  • centralizzare le informazioni;
  • ottimizzare la loro ricerca e condivisione;
  • garantire la sicurezza delle informazioni;
  • organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati.

Uno strumento che, per essere davvero esaustivo e completo, implementi e integri le funzioni di archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

 

Ottimizzazione dei flussi aziendali per la gestione documentale

Quello dei documenti in azienda è un viaggio che spesso può essere lungo e presentare intoppi e punti di arresto che rendono il lavoro più difficile e meno efficace. Il flusso di un documento può presentare numerose tappe e coinvolgere molte persone, infatti, prima di arrivare al suo completamento.

Si tratta di un workflow che richiede oggi l’adozione di uno strumento che sappia coordinare e automatizzare il flusso documentale, rendendolo fluido, efficiente e semplice da controllare in tutto il suo ciclo, con la possibilità di interagire con le persone coinvolte e di coordinarle verso il risultato finale.

Con uno strumento di gestione del workflow aziendale è dunque possibile semplificare lo svolgimento delle attività, che passano direttamente sulla scrivania elettronica dei dipendenti e dei collaboratori che devono portarle a compimento, guidandole in ogni fase del processo e consentendo il monitoraggio di quanto fatto.

Un buon software è in grado di gestire i documenti nel corso del loro intero ciclo di vita, rendendo semplice il monitoraggio e il compimento di ciascuno dei suoi stati di validità (bozza, approvazione, accettazione, spedizione, condivisione).

 

I vantaggi di una corretta gestione documentale

Gestire i documenti in modo corretto non soltanto semplifica i flussi aziendali, ma presenta numerosi altri vantaggi, tra cui:

  • riduzione dei tempi di accesso ai dati, grazie alle relazioni evidenziate tra i documenti, che consentono una più rapida individuazione;
  • miglioramento della fruibilità delle informazioni, centralizzate e disponibili direttamente sul software;
  • semplicità di adempimento degli obblighi di legge in relazione alla conservazione dei documenti, grazie agli aggiornamenti costanti del software;
  • semplicità di gestione di eventuali passaggi di consegna all’interno dell’azienda, grazie alla standardizzazione delle procedure.

Sono molti i motivi per cui nessuna azienda dovrebbe fare a meno di uno strumento per la gestione dei documenti e ancora di più quelli per i quali abbiamo scelto ARXivar, un software completo, affidabile, solido e di semplice utilizzo, che possiamo personalizzare e integrare per qualsiasi necessità aziendale.


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