Office365: perché è fondamentale il backup? Ci sono almeno sei ottimi motivi per cui è di fondamentale importanza per le aziende eseguire il backup di Office 365, una piattaforma SaaS (Software as a Service) robusta, capace e adatta alle esigenze di molte tipologie di aziende e organizzazioni.
Prima di analizzare i motivi, tuttavia, è opportuno porsi una domanda cruciale: abbiamo il controllo sui dati di Office 365? Abbiamo davvero accesso a tutti gli elementi che ci servono?
Anche se istintivamente (e superficialmente) si è portati a rispondere in modo affermativo, oppure a ritenere che sia Microsoft a occuparsi di tutto, ad una più attenta analisi ci si rende facilmente conto che la responsabilità dei dati ci compete al 100%, nonostante Microsoft esegua il backup completo dei dati di Office 365. Microsoft si occupa infatti esclusivamente della gestione dell'infrastruttura di Office 365 e del mantenimento dell’uptime per gli utenti.
Avere l’accesso e il controllo dei dati è pertanto fondamentale, come indicato chiaramente nel report "L'importanza dei backup di Office 365" di VeeAM, che illustra i rischi che le aziende possono correre se non si dotano di una lungimirante strategia di backup di Office 365.
Ecco i 6 ottimi motivi:
La ridondanza geografica non garantisce la protezione da qualsiasi tipo di perdita di dati in caso di eliminazione accidentale di un elemento. Sulla piattaforma esistono infatti due tipi di eliminazione: temporanea e definitiva, ma può comunque capitare che il ripristino di un elemento cancellato (intenzionalmente o accidentalmente) si trasformi in un grave problema, perché i cestini e le cronologie delle versioni di Office 365 proteggono dalla perdita dei dati in modo limitato.
Così come avviene per l'eliminazione definitiva e temporanea, la piattaforma presenta policy di backup e retention limitate, che possono solamente evitare la perdita di dati situazionali e che non sono destinate a rappresentare una soluzione di backup onnicomprensiva. Con una soluzione di backup per Office 365 è possibile invece ottenere una policy di retention più lunga e accessibile, per proteggere e archiviare i dati in un'unica posizione e rendere il ripristino rapido, semplice e affidabile.
Non solamente hacker e virus rappresentano una minaccia alla sicurezza per le aziende. Spesso si verificano invece minacce dall'interno, poste in atto dai loro stessi dipendenti, intenzionalmente (ad esempio per vendicarsi di un licenziamento) o involontariamente. Poiché prevenire è meglio che curare, predisporre un backup è il modo migliore per contrastare efficacemente questo tipo di problemi.
Malware e virus continuano a creare gravi problemi in tutto il mondo, mettendo a rischio la reputazione dell'azienda, la privacy dei dati interni e dei clienti, con conseguenze che spesso vanno ben oltre il danno subito. Le funzioni di backup/ recupero di Exchange Online sono inadeguate per gestire attacchi gravi, mentre i backup eseguiti con regolarità rappresentano il modo più efficace per evitare che un attacco dall’esterno diventi irreparabile.
Cosa succede se si rende necessario il recupero di caselle postali o altri tipi di dati a seguito di un'azione legale? Microsoft ha integrato un paio di reti di sicurezza (sotto forma di impostazioni Blocco sul posto e Blocco per controversia legale) ma esse non rappresentano una soluzione di in grado di tutelare le aziende da eventuali problemi legali. Ecco perché è assolutamente auspicabile conservare i backup di tutti i dati, perché prevedere il futuro è impossibile e recuperare gli elementi persi senza averli opportunamente salvati lo è altrettanto.
Solitamente le organizzazioni che adottano Office 365 necessitano di un periodo di tempo per la transizione tra Exchange on-premises e Office 365 Exchange Online. C’è addirittura chi conserva una piccola parte del proprio sistema legacy per avere maggiore flessibilità e un controllo ulteriore. Una soluzione di backup di Office 365 davvero efficace dovrebbe quindi essere in grado di gestire le distribuzioni di e-mail ibride e di trattare i dati di Exchange allo stesso modo, rendendo irrilevante la posizione della fonte.
Scegliere una piattaforma come Microsoft Office 365 rappresenta una scelta intelligente e lungimirante per un’azienda, ma non basta per dormire sonni tranquilli. Per non perdere il sonno e dati preziosi, la cui mancanza emerge quasi sempre quando è ormai troppo tardi, l’unica strada possibile è quella di implementare una soluzione di backup in grado di offrire l’accesso completo ai dati di Office 365 e il loro completo controllo.