Office365: perché è fondamentale il backup? Ci sono almeno sei ottimi motivi per cui è di fondamentale importanza per le aziende eseguire il backup di Office 365, una piattaforma SaaS (Software as a Service) robusta, capace e adatta alle esigenze di molte tipologie di aziende e organizzazioni.
Prima di analizzare i motivi, tuttavia, è opportuno porsi una domanda cruciale: abbiamo il controllo sui dati di Office 365? Abbiamo davvero accesso a tutti gli elementi che ci servono?
Anche se istintivamente (e superficialmente) si è portati a rispondere in modo affermativo, oppure a ritenere che sia Microsoft a occuparsi di tutto, ad una più attenta analisi ci si rende facilmente conto che la responsabilità dei dati ci compete al 100%, nonostante Microsoft esegua il backup completo dei dati di Office 365. Microsoft si occupa infatti esclusivamente della gestione dell'infrastruttura di Office 365 e del mantenimento dell’uptime per gli utenti.
Avere l’accesso e il controllo dei dati è pertanto fondamentale, come indicato chiaramente nel report "L'importanza dei backup di Office 365" di VeeAM, che illustra i rischi che le aziende possono correre se non si dotano di una lungimirante strategia di backup di Office 365.
Perché fare il backup di Office 365?
Ecco i 6 ottimi motivi:
1) Eliminazione accidentale
La ridondanza geografica non garantisce la protezione da qualsiasi tipo di perdita di dati in caso di eliminazione accidentale di un elemento. Sulla piattaforma esistono infatti due tipi di eliminazione: temporanea e definitiva, ma può comunque capitare che il ripristino di un elemento cancellato (intenzionalmente o accidentalmente) si trasformi in un grave problema, perché i cestini e le cronologie delle versioni di Office 365 proteggono dalla perdita dei dati in modo limitato.
2) Lacune nelle policy di retention
Così come avviene per l'eliminazione definitiva e temporanea, la piattaforma presenta policy di backup e retention limitate, che possono solamente evitare la perdita di dati situazionali e che non sono destinate a rappresentare una soluzione di backup onnicomprensiva. Con una soluzione di backup per Office 365 è possibile invece ottenere una policy di retention più lunga e accessibile, per proteggere e archiviare i dati in un'unica posizione e rendere il ripristino rapido, semplice e affidabile.
3) Minacce interne alla sicurezza
Non solamente hacker e virus rappresentano una minaccia alla sicurezza per le aziende. Spesso si verificano invece minacce dall'interno, poste in atto dai loro stessi dipendenti, intenzionalmente (ad esempio per vendicarsi di un licenziamento) o involontariamente. Poiché prevenire è meglio che curare, predisporre un backup è il modo migliore per contrastare efficacemente questo tipo di problemi.
4) Minacce esterne alla sicurezza
Malware e virus continuano a creare gravi problemi in tutto il mondo, mettendo a rischio la reputazione dell'azienda, la privacy dei dati interni e dei clienti, con conseguenze che spesso vanno ben oltre il danno subito. Le funzioni di backup/ recupero di Exchange Online sono inadeguate per gestire attacchi gravi, mentre i backup eseguiti con regolarità rappresentano il modo più efficace per evitare che un attacco dall’esterno diventi irreparabile.
5) Requisiti legali e di conformità
Cosa succede se si rende necessario il recupero di caselle postali o altri tipi di dati a seguito di un'azione legale? Microsoft ha integrato un paio di reti di sicurezza (sotto forma di impostazioni Blocco sul posto e Blocco per controversia legale) ma esse non rappresentano una soluzione di in grado di tutelare le aziende da eventuali problemi legali. Ecco perché è assolutamente auspicabile conservare i backup di tutti i dati, perché prevedere il futuro è impossibile e recuperare gli elementi persi senza averli opportunamente salvati lo è altrettanto.
6) Gestione delle distribuzioni e delle migrazioni di e-mail ibride
Solitamente le organizzazioni che adottano Office 365 necessitano di un periodo di tempo per la transizione tra Exchange on-premises e Office 365 Exchange Online. C’è addirittura chi conserva una piccola parte del proprio sistema legacy per avere maggiore flessibilità e un controllo ulteriore. Una soluzione di backup di Office 365 davvero efficace dovrebbe quindi essere in grado di gestire le distribuzioni di e-mail ibride e di trattare i dati di Exchange allo stesso modo, rendendo irrilevante la posizione della fonte.
Microsoft Office 365: il backup è servito
Scegliere una piattaforma come Microsoft Office 365 rappresenta una scelta intelligente e lungimirante per un’azienda, ma non basta per dormire sonni tranquilli. Per non perdere il sonno e dati preziosi, la cui mancanza emerge quasi sempre quando è ormai troppo tardi, l’unica strada possibile è quella di implementare una soluzione di backup in grado di offrire l’accesso completo ai dati di Office 365 e il loro completo controllo.
