7 marzo 2018

Risparmiare con la digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti significa rivedere in ottica “digitale” tutto il processo in cui le informazioni aziendali vengono impiegate. È una cosa ben diversa, quindi, dal guardare semplicemente alla dematerializzazione del documento in senso stretto. Cambiano così i processi e le procedure che sottendevano il tradizionale documento cartaceo.

Per esempio, guardando alla Fatturazione Elettronica – tanto nella PA quanto nelle imprese – digitalizzare non significa, semplicemente, dematerializzare un documento nella fase di trasmissione o ricezione (per poi, per esempio, stamparlo una volta ricevuto), ma avviare una profonda revisione del processo di gestione dei dati contenuti in questo documento, al fine di gestirne l’intero ciclo di vita in digitale.

Allo stesso modo, la digitalizzazione della fatturazione deve, necessariamente, inquadrarsi come paradigma della completa Integrazione dell’intero Ciclo dell’Ordine, in ogni sua fase.

Il quadro normativo della digitalizzazione dei documenti

Digitalizzazione dei documenti
Il quadro normativo vigente (al di là di specifiche eccezioni) consente di dematerializzare la stragrande maggioranza dei documenti utilizzati in ambito business. La complessità del processo di digitalizzazione dei documenti varia a seconda delle imprese: è limitata, se si lavora su documenti che sono “nativamentedigitali (praticamente tutti i documenti, tra cui spiccano quelli del Ciclo dell’Ordine, i Libri e i Registri contabili, i contratti); crescente, quando prendiamo in considerazione documenti analogici cartacei, magari contenenti firme autografe e timbri.

È quindi importante usare la leva del digitale per semplificare la digitalizzazione, a favore del recupero di tempo e di flessibilità sulla gestione dei processi realmente critici, ovvero quelli in cui è necessario portare valore.

In sintesi, digitalizzare non vuol dire trasformare quanto oggi è gestito e conservato su carta in file elettronici, ma significa rivedere le regole, i processi e i modelli di gestione che fino a oggi sono stati adottati dalla propria azienda. Quasi in nessun caso il problema è considerabile come tecnologicamente complesso, anzi, in molti contesti le dinamiche necessarie al cambiamento sono ostacolate esclusivamente dal non aver compreso appieno le opportunità, il valore e gli impatti prospettici del cambiamento.

 

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Non sono solo i risparmi economici a rendere un documento digitale più attraente dell’antenato su carta. I vantaggi infatti non sono solo di tipo economico “diretto”. Si pensi ad esempio alla consistente diminuzione dello spazio fisico necessario (da cui derivano un elevato impiego di materiali consumabili connessi alla “materializzazione” dei documenti stessi, ma anche, potenzialmente, costi legati all’occupazione dello spazio dedicato agli archivi fisici). Si diminuisce la dispersione nell’organizzazione, facendo in modo che un’attività di gestione non risulti destrutturata e disallineata rispetto a quelle scelte dai colleghi. L’accesso al documento risulta più semplice, e questo impatta in modo diretto sui tempi che le risorse dedicano alla ricerca e alla consultazione dell’archivio.

Aumenta inoltre l’efficienza di gestione. Ad esempio, il maggior controllo sui recapiti migliora le pratiche di sollecito e recupero crediti, accorciando la catena dei pagamenti; inoltre solo con una gestione digitale è possibile creare un sistema di tracciamento e statistiche, fondamentali per verificare l’efficienza del proprio sistema di gestione documentale. Attraverso la digitalizzazione dei documenti ed alla gestione dei dati in essi contenuti si può infatti alimentare il “Big Data Base” dell’azienda ed aprire l’opportunità dell’analisi di questi dati attraverso strumenti di intelligenza artificiale.

Approfondisci il tema della digitalizzazione dei documenti.


PER SAPERNE DI PIÙ

Newsletter

 

TERMINI E CONDIZIONI ai sensi del Regolamento Europeo 679/16 (GDPR).

TT Tecnosistemi S.p.A. - Azienda Certificata ISO 9001, 14001 e 27001

Via Rimini 5 - 59100 Prato - Italy - T +39 057444741 - F +39 0574440645
tecnosistemi@tecnosistemi.com
Capitale Sociale €165.000 i.v - Tribunale Prato e Codice Fiscale 03509620484 - Partita IVA 00305120974 - REA Prato 365804
Impresa soggetta alla direzione e coordinamento di HTT srl