18 luglio 2017

Smart Working: i 10 strumenti indispensabili

Lo Smart Working fa capo ad una serie di diverse dimensioni lavorative: dal business da remoto alla riorganizzazione degli spazi. Nel complesso, questa nuova realtà, comporta un cambiamento delle modalità lavorative dei professionisti, migliorando anche la loro qualità di vita.
È necessario quindi adottare gli strumenti giusti ed avere anche una rigorosa organizzazione.

Ecco un elenco delle 10 cose di cui il lavoratore smart non può fare a meno:

 

Collaboration 

La fiducia è l’elemento principale affinché il remote e smart working funzioni e la scelta della giusta piattaforma per comunicare è essenziale.

Che si tratti di Slack, Facebook at Work o enterprise social network come Yammer, è necessario dare una “casa” alle comunicazioni del team, evitando di creare lunghissimi (e illeggibili) flussi di comunicazione via email.

La comunicazione audio e video diventa fondamentale per costruire relazioni di valore anche in ambienti virtuali.

Office 365

Da pc, tablet o telefono, Microsoft Office 365 è la piattaforma di produttività cloud che consente agli utenti di utilizzare su tutte le tipologie di dispositivi le applicazioni Office. Fornisce la versione aggiornata dei servizi Microsoft Lync Online, Exchange Online e SharePoint Online ed è inoltre dotato di funzionalità social ottimizzate per le aziende. Integra SharePoint, Yammer e connettività Lync-Skype per i servizi di presenza, messaggistica istantanea e voce.

Dispositivi Mobile

Devono consentire di lavorare in tutte le situazioni, in ufficio e in mobilità. Possiamo citare HP Elite x3, un device che ha cambiato l’utilizzo dello smartphone in ambito business. Si tratta di un dispositivo aziendale 3-in-1, versatile, che unisce la potenza e la produttività di un pc alle funzionalità di uno smartphone. Elegante e sicuro, può essere collegato a una docking station quando il lavoro lo richiede, diventando così un efficiente notebook. Interessante è l’utilizzo abbinato ad un monitor: basta un cavo per visualizzare file, immagini e collegarsi a strumenti per la collaboration.
elite x3 table

Dispositivi 2-in-1

Lo confermano i numeri di mercato: convertibili, detachable e 2-in-1 crescono a doppia cifra mentre i notebook tradizionali calano. I lavoratori preferiscono dispositivi con più funzioni, adatti alle nuove modalità di lavoro orientate alla flessibilità.

Design e Autonomia

Il design di un device è un altro importante fattore di valutazione per i lavoratori italiani, poiché abilita lo smart working e può contribuire alla job satisfaction dei dipendenti. Un’altra caratteristica che fa la differenza per chi lavora in mobilità, sembra scontato, è la durata della batteria del dispositivo.

Cloud

Il cloud con il suo accesso remoto consente a tutti la condivisione e la conservazione di file e documenti, in qualsiasi momento.

Il servizio deve essere affidabile e accessibile a tutti ed è importante anche che sia integrato alle piattaforme di comunicazione esistenti, ad esempio: Slack prevede specifiche interazioni con Google Drive o Dropbox che consentono una semplice condivisione dei files, oppure Yammer che poggia su infrastruttura Microsoft consentendo un veloce accesso alle repository.

Strumenti di Versioning

Gran parte dei servizi cloud per la condivisione di file consentono di visualizzare la storia delle modifiche apportate a un documento e di ripristinare una versione precedente in caso di necessità.

Security

La sicurezza è tra le principali preoccupazioni dei lavoratori smart, visto il continuo aumento di minacce a pc desktop e portatili. Un approccio alla sicurezza totale che protegga dati, dispositivo, identità e fisicità, è quello proposto ad esempio da HP. Citiamo Sure Start, il primo Bios per pc con funzionalità di autoriparazione, oppure l’ecosistema di firmware HP BioSphere Gen3, che protegge il Bios dagli attacchi e garantisce la sicurezza dei dati con autenticazione personalizzabile e password. HP WorkWise invece è un’app per smartphone che fa sì che solo il possessore di un pc possa accedere ai dati senza autenticarsi. Non appena il telefono esce dal raggio d’azione del computer, questo si blocca e le informazioni restano al sicuro. HP ha pensato anche a contrastare il visual hacking, riducendo l’angolo visuale dei monitor e garantendo la privacy. In questo modo chi lavora (magari in treno, in aereo o in qualche sala d’attesa) non dovrà preoccuparsi di chi ha accanto che potrebbe guardare i suoi dati.

Tecnologie di stampa sicure e in mobilità

Anche il printing sta vivendo un cambiamento epocale, evolvendosi di pari passo con le modalità di gestione dei processi aziendali. Sentiamo parlare tanto di ufficio paper-less ma il mondo senza carta è ancora lontano. Esistono app che consentono di inviare la stampa in mobilità, così come di autenticarsi e garantire la riservatezza dei documenti che usciranno dalla stampante.

Smart Place

Chi ha creduto che lo smart working avrebbe distrutto “fisicamente” le aziende, deve oggi ricredersi. Non sono poche le persone che in piena digitalizzazione domandano un recupero del luogo fisico aziendale. Le ragioni sono intuitive: stare insieme conta. L’interazione fra fisico e digitale crea un’esperienza nuova e gradita per le persone, che possono trovarsi in una sala meeting per parlare, accedendo a contenuti che sono in cloud, connettendosi con colleghi che sono altrove. Gli spazi fisici cambiano e diventano abilitatori. Pensiamo ai trend costruttivi attuali nelle aziende, in cui si allestiscono: luoghi fisici di collaborazione informale, open space, postazioni da usare a rotazione, uffici in cui le persone si muovono in libertà, così come gli oggetti che sono nella stanza (tavoli, ripiani, sedie). Questo diventa un settore interessantissimo di rinnovamento delle organizzazioni.

 

E voi che “cassetta degli attrezzi” usate? Come ottimizzate i processi della vostra professione grazie al digitale?


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